Cloudtransformatie begint bij de eigen organisatie

‘Het startpunt voor een cloudtransformatie is altijd je eigen organisatie, nooit de data’, benadrukte Christian Willemsen van ICreative. Hij gaf een presentatie tijdens Basware Connect Solutions in Rotterdam op 16 mei 2019. ‘Je hebt de data echter wel nodig.’

Willemsen begon met het schetsen van de situatie die voor veel bedrijven nog actueel is. ‘Waar Lauri Palokangas het toekomstbeeld van een voorspellende rol met behulp van data schetste, is de realiteit dat veel bedrijven gewoon nog bezig zijn met invoice processing. De volgende stap is dan invoice automation. Om de switch voor elkaar te krijgen is data wel essentieel’, meent de business consultant van ICreative.

Het proces start met het in kaart brengen van de huidige omgeving. ‘Dat leidt vaak tot allerlei vragen die vaak uit angst voortkomen.’ Angst is niet per definitie slecht, meent een deelnemer. ‘Nee, zeker niet. Dat houdt je kritisch’, beaamde Willemsen. ‘Maar dat wil niet zeggen dat je moet weerhouden om stappen te nemen. Het is wel goed om te onderzoeken waar de angst vandaan komt.’

Daarnaast beantwoordde Willemsen de veelgestelde vraag waarom nú overstappen naar de cloud noodzakelijk is. Hij maakte zijn punt duidelijk aan de hand van twee vliegtuigen. ‘Beide doen hetzelfde, ze blijven allebei in de lucht. Alleen is de een sneller en geautomatiseerder dan de ander. Als ik bij beide de stuurknuppel loslaat, dan weet ik haast zeker dat het ene vliegtuig neerstort en het ander niet. Zo is het ook met applicaties de cloud’, meent Willemsen.

Een van de voordelen van werken in de cloud is juist dat upgrades automatisch plaatsvinden en alle gebruikers altijd beschikken over de laatste versie. Daarnaast ging hij in op aspecten zoals privacywetgeving, interfacing en security.

Fingerspitzengefühl

Het loslaten van de stuurknuppel blijkt voor sommige toehoorders die al wel zo ver zijn nog wel lastig. ‘Als de inkooporder goed is, loopt alles geautomatimatiseerd tot en met de betaling van de factuur. Nu wordt mij gevraagd om alleen naar de uitzonderingen te kijken; ik krijg geen factuur meer te zien. Ik ben hierdoor mijn fingerspitzengefühl kwijt. Ik vind er niks aan. Business is voor mij geen getalletje’, zegt een managing director. Daarop merkte een andere deelnemer op dat medewerkers alleen maar naar huis gaan met probleemgevallen die ze hebben opgelost.

Willemsen erkent dat dit een andere mindset vergt, maar dat dit niet per definitie met de cloud te maken heeft. Meer met automatiseren in het algemeen. De eerste stap is het maken van de transitie en daarna is het zaak om het proces continu te optimaliseren. Data analytics helpt hierbij. ‘Analytics geeft je inzicht, dan kan je nieuwe vragen stellen’, aldus Willemsen.