Bewaarplicht administratie - Wat zijn de regels en de mogelijkheden?

Als we in gesprek zijn over geautomatiseerde factuur- en declaratieverwerking krijgen we regelmatig de vraag hoe het nu zit met de bewaarplicht van papieren facturen, bonnetjes en betaalbewijzen nadat deze gescand zijn.

In principe stelt de belastingdienst dat u gegevens in originele vorm bewaart, wat zou betekenen dat u na scannen het papieren origineel moet archiveren. Niet meer van deze tijd en gelukkig is dat niet alles wat de belastingdienst er over zegt.

In de brochure ‘Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht’ alinea 3.2 Conversie staat het volgende:

“Het kan zijn dat u gegevens uit uw administratie op een andere manier wilt opslaan. Als u gegevens overbrengt naar een andere gegevensdrager, is er sprake van conversie. Dit is bijvoorbeeld het geval als u een ontvangen papieren document scant […]. Als u controleerbaar aan de voorwaarden voldoet, hoeft u na conversie de originele gegevens niet te bewaren. […]

Voorwaarden conversie

De belastingdienst stelt de volgende voorwaarden:

• U zet alle gegevens inhoudelijk juist over;
• De nieuwe gegevensdrager is tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar;
• U zorgt ervoor dat controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd;
• U bewaart de uitkomsten van de interne controle. Bijvoorbeeld de afstemming met de oorspronkelijke gegevens en de eventuele verschillenanalyse.

Het belangrijkste voor de belastingdienst is dat u aandacht besteed aan de echtheidskenmerken. U moet altijd de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud kunnen waarborgen door de wijze van opslaan gedurende de hele bewaartermijn.

Goedkeuring vooraf

Voordat u uw volledige papieren archief de deur uit doet, is het verstandig om met uw lokale belastingkantoor te overleggen. Uw belastinginspecteur kan uw organisatie ontheffing geven van de papieren bewaarplicht. Wij ervaren dat de belastinginspectie hier in principe altijd aan mee werkt. Soms ervaren we wat andere interpretatie van de regelgeving, maar met wat doorzettingsvermogen profiteert u van lagere operationele kosten, een betere terugvindbaarheid en een verbeterde compliancy. De moeite waard dus.

Interesse of heeft u wat hulp nodig, laat het ons weten. Zo hebben wij voorbeeld correspondentie met de belastingdienst om u op weg te helpen. De weg naar succes begint met de eerste stap.