Maak kennis met ... Rogier Termeer
In deze rubriek maakt u kennis met de ICreative teamleden. Ditmaal de eer aan E-invoicing Consultant Rogier Termeer om zich aan u voor te stellen.
ICreative helpt organisaties met procesoptimalisatie, datamanagement en digitale transformatie van purchase to pay.
Bekijk het webinar
1 min read
Redactie ICreative
juli, 6, 2016
Als we in gesprek zijn over geautomatiseerde factuur- en declaratieverwerking krijgen we regelmatig de vraag hoe het nu zit met de bewaarplicht van papieren facturen, bonnetjes en betaalbewijzen nadat deze gescand zijn.
In principe stelt de belastingdienst dat u gegevens in originele vorm bewaart, wat zou betekenen dat u na scannen het papieren origineel moet archiveren. Niet meer van deze tijd en gelukkig is dat niet alles wat de belastingdienst er over zegt.
In de brochure ‘Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht’ alinea 3.2 Conversie staat het volgende:
“Het kan zijn dat u gegevens uit uw administratie op een andere manier wilt opslaan. Als u gegevens overbrengt naar een andere gegevensdrager, is er sprake van conversie. Dit is bijvoorbeeld het geval als u een ontvangen papieren document scant […]. Als u controleerbaar aan de voorwaarden voldoet, hoeft u na conversie de originele gegevens niet te bewaren. […]
De belastingdienst stelt de volgende voorwaarden:
Het belangrijkste voor de belastingdienst is dat u aandacht besteed aan de echtheidskenmerken. U moet altijd de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud kunnen waarborgen door de wijze van opslaan gedurende de hele bewaartermijn.
Voordat u uw volledige papieren archief de deur uit doet, is het verstandig om met uw lokale belastingkantoor te overleggen. Uw belastinginspecteur kan uw organisatie ontheffing geven van de papieren bewaarplicht. Wij ervaren dat de belastinginspectie hier in principe altijd aan mee werkt. Soms ervaren we wat andere interpretatie van de regelgeving, maar met wat doorzettingsvermogen profiteert u van lagere operationele kosten, een betere terugvindbaarheid en een verbeterde compliancy. De moeite waard dus.
Interesse of heeft u wat hulp nodig, laat het ons weten. Zo hebben wij voorbeeld correspondentie met de belastingdienst om u op weg te helpen. De weg naar succes begint met de eerste stap.
In deze rubriek maakt u kennis met de ICreative teamleden. Ditmaal de eer aan E-invoicing Consultant Rogier Termeer om zich aan u voor te stellen.
ICreative heeft na een onafhankelijke audit door TÜV opnieuw de ISO 9001, ISO 27001 en ISO 27017 certificeringen behaald. Dit toont aan dat onze...
In deze nieuwe rubriek, die vanaf heden elke kwartaalnieuwsbrief zal terugkeren, stellen we graag onze teamleden aan u voor. Oudgediende Danny Kind...