De rol van ICT-beheer wordt kleiner bij het gebruik van een SaaS-oplossing. Dat merkte Gerard Vermeulen, Financieel Consultant ERP & Basware Consultant bij Ballast Nedam, op tijdens Basware Connect Solutions in Rotterdam op 16 mei 2019.
Tijdens de jaarlijkse gebruikersdag van Basware, ICreative en Ricoh presenteerde Vermeulen samen met Michiel Leenaers van ICreative de award winnende Basware-case. Eerder dit jaar werd de SaaS-implementatie beloond met de Customer Success Award 2018.
Bij Ballast Nedam zijn er veel ontwikkelingen gaande. Het heeft de ambitieuze doelstelling om te behoren tot de top drie bouwbedrijven in Nederland. Het verwacht vijftien procent omzetgroei in 2019 en het wil meer internationale projecten aannemen. Dit vereist het nodige van de ondersteunende systemen.
Heroriëntatie
‘Om de complexiteit in het IT-landschap te verkleinen, zijn we in de afgelopen drie jaar zijn we bezig geweest het aantal ERP-omgevingen te verminderen. We hebben nu één ERP-pakket in plaats van zeven.’ Een uniform purchase-to-pay proces bood meer en nieuwe mogelijkheden voor automatisering. ‘Bovendien was het oude factuurverwerkingssysteem, Basware IP, end-of-life. We wisten op dat moment niet wat er allemaal nog meer mogelijk was’, zegt Vermeulen.
Redenen voor een heroriëntatie. Met een grote verlanglijst ging de bouwonderneming de markt op. Zowel de functionele, technische als commerciële wensen en eisen waren stevig. ‘Ballast Nedam is een projectenorganisatie met veel projectmatige inkoop. We hebben daarom bijvoorbeeld goed gekeken naar het beheer van autorisaties en goedkeuringsflows omdat er veel mutaties plaatsvinden.’ Verder was de te realiseren koppelingen met andere systemen van belang en de algehele inspanning om het te implementeren.
Stuurgroep
De keuze viel uiteindelijk opnieuw op Basware, met ICreative als implementatiepartner. ‘ICreative liep al een tijdje bij ons. Dat is een voordeel want dan weet je wat je aan elkaar hebt’, zei Vermeulen. ‘Meteen na het besluit is er een gezamenlijke stuurgroep benoemd en zijn er afspraken gepland. We hebben vervolgens gezamenlijk effort gestoken in het ontwikkelen, testen en configureren. De voortgang en de issues werden via de stuurgroep besproken respectievelijk afgehandeld.’
Wel ziet hij dat de rolverdeling tussen de betrokken partijen na de implementatie is veranderd. ‘De rol van ICT-beheer is verkleind. Dat merk je bij de afhandeling van problemen. Er is een nieuw spanningsveld ontstaan tussen hetgeen wat je in het verleden zelf kon afhandelen en wat je nu kan’, aldus Vermeulen. Hij ervaart de afhankelijkheid van Basware en ICreative in deze situaties als een nadeel.
Vermeulen is daarentegen wel enthousiast over de maandelijkse, automatische updates. ‘Je weet wat je te wachten staat en dat het foutloos gaat is erg prettig.’ Verder zijn er geen lokale installaties meer nodig en hoeft er geen databasebeheer meer worden gedaan.
Michiel Leenaers vertelde tot slot nog in het kort welke oplossing ICreative ertegenaan heeft gezet. Naast Basware SaaS maakt Ballast Nedam ook gebruik van Basware Network en ICreative Validatie Services. ‘Dit laatste betekent dat we nog een extra kwaliteitscontrole op de inkomende facturen uitvoeren voordat ze het factuurverwerkingssysteem in gaan, bijvoorbeeld op de aanwezige orders voor kostenfacturen’, aldus Leenaers.