E-invoicing

Wat is e-invoicing

Traditioneel worden facturen in papieren vorm of als PDF tussen bedrijven verstuurd. In een wereld waarin informatie technologie is steeds grotere rol speelt, en waarin data als de nieuwe olie wordt beschouwd, is het verwerken en opslaan van papieren facturen en PDF facturen omslachtig.

Beide vormen van facturen komen zelfs voort uit een software systeem van een leverancier, zoals een boekhoudprogramma of order to cash systeem, en worden uiteindelijk ontvangen door een andere software systeem van een klant, zoals een boekhoudprogramma of purchase to pay systeem. Alleen moet de informatie op de papieren factuur en de PDF factuur wél “even” in dit systeem worden gezet. Bij 100.000 facturen is dit een aardige bezigheid; zeker wanneer je beseft dat iedere factuur fouten kan bevatten en goedgekeurd of afgekeurd moet worden door budgethouders.

Met e-invoicing wordt de tussenkomst van papier of PDF overgeslagen. Daarvoor in de plaats wordt gebruik gemaakt van data bestanden, waarin informatie typisch in een XML format wordt opgeslagen. Een vorm dus dat in principe direct tussen het software systeem van een leverancier en het software systeem van een klant gecommuniceerd kan worden. Zonder tussenkomst dus van mensen.

E-invoicing en de overheid

De overheid wil e-invoicing om tal van redenen. Eén van de belangrijkste is om bedrijven te helpen om hun administratieve processen te verbeteren en fraudepreventie en -bestrijding te ondersteunen. Door e-invoicing krijgt de overheid meer transparantie in transacties.

E-invoicing maakt het makkelijker voor bedrijven om informatie makkelijk en snel in boekhoudsystemen te plaatsen, wat leidt tot een betere financiële verslaggeving voor de overheid. Door transparantie toe te voegen aan transactiedata, kunnen ze ook effectievere belastingheffing mogelijk maken. Door inzetten op e-facturering kan de overheid ook bedrijven helpen besparen op papieren facturen en kostbare tijd door efficiënte informatieverwerking.

E-invoicing is ook nuttig bij pandemieën of andere situaties waarbij veel bedrijven aankopen doen via online platforms, omdat het informatiedeling beter stroomlijnt dan standaardonlineprocessen die gebruikmaken van verschillende systemen. 

Kortom, de meest waarschijnlijke reden waarom de overheid e-invoicing aanmoedigt, is dat ze eraan met behulp van consistente, betrouwbare data frauduleuze activiteiten kan detecteren en voorkomen en erop kan vertrouwen dat haar transacties betrouwbaar zijn.

 

Voordelen van e-invoicing

Er zijn tal van voordelen verbonden aan het gebruik van e-invoicing. De voornaamste voordelen zijn:

• Het biedt betere efficiëntie en snellere verwerkingstijden, waardoor de financiële transactiestromen worden versneld.
• Met behulp van e-facturering kunnen bedrijven time-to-payverplichtingen nauwlettend volgen, wat de kans op liquiditeitsproblemen vermindert.
• Bedrijven kunnen hun gegevens centraal opslaan en delen, waardoor inzicht ontstaat in hun activa.
• Door het weglaten van papieren documentatie wordt het proces van factureren vereenvoudigd en bespaart u geld.
• Er is minder tot geen risico op foutieve informatie door invoering van speciale controlesoftware.
• Doordat er meer zichtbaarheid is op alle facturen, kan fraudepreventie of -bestrijding gemakkelijker worden uitgevoerd.

E-invoicing is een manier voor de overheid om hun administratieve processen te verbeteren. Het maakt het mogelijk om transacties sneller, veiliger en efficiënter te verwerken. Door e-invoicing krijgt de overheid meer transparantie in transacties en kan er geld worden bespaard op papieren facturen.

Het gebruik van e-invoicing biedt nog voordelen voor bedrijven, zoals het verminderen van kosten voor papieren facturen, het vereenvoudigen van VAT-rapportage en het verhogen van de concurrentiekracht op Europees niveau. Bovendien helpt e-invoicing bij het beheersen van risico's als gevolg van pandemieën door informatie direct in boekhoudsystemen te plaatsen en alle data veilig te houden.

Door middel van e-invoicing kunnen bedrijven hun boekhoudprocessen versnellen, waardoor ze meer tijd kunnen besteden aan andere belangrijke zaken. E-invoicing is dus een uitstekende manier om de economische voordelen ervan te benutten.

 

E-invoicing platform

Ondanks de voordelen die e-invoicing kent, is het gebruik nog alles behalve gemeengoed. E-invoicing is namelijk niet alleen een interne aangelegenheid, maar hangt af van de medewerking van leveranciers. Bovendien bestaat er niet één e-invoice standaard, maar heel veel verschillende, op XML gebaseerde standaarden, zoals HR-XML, SETU, verschillende UBL standaarden, Finvoice. Zaak dus om de inkomende facturen van leveranciers te converteren naar de gewenste standaard.

Hierin bestaan verschillende oplossingen die variëren in mate van ontzorging. Inkomende papieren facturen, bijvoorbeeld, kunnen zelf gescand worden en vervolgens online worden vertaald naar een gevalideerd data bestand (XML). Die vertaling kunt u zelf doen, door het gescande document te valideren (crediteurengegevens) en te coderen (grootboekrekeningen), om het gevalideerde data bestand vervolgens in een procuratie-workflow te sturen ter goedkeuring door budgethouders. Of u besteed dit werk aan ons uit.