Interfacing met ERP bij een Basware-cloudmigratie

Voor veel bedrijven zijn de voordelen van een cloudmigratie met Basware wel duidelijk, maar vaak is het voor de IT-manager onduidelijk wat dit betekent voor de interface met het ERP-systeem. Sjoerd de Heer, solution architect bij ICreative, ziet in de praktijk grofweg drie voorkomende scenario’s onder de ICreative-klanten.

De commerciële wereld wordt steeds complexer omdat bedrijven interacteren met duizenden internationale leveranciers. Bovendien is het vandaag de dag niet ongebruikelijk dat grote ondernemingen wel tien tot vijftien softwaresystemen in gebruik hebben. Het integreren van deze systemen is vaak al een echte uitdaging en resulteert soms in eindeloos dure ICT-projecten.

Het is dus niet verwonderlijk dat interoperabiliteit van systemen, een van de belangrijkste kwesties is wanneer een onderneming een nieuwe best-of-breed applicatie wil implementeren om processen te automatiseren. Dit integratievraagstuk speelt ook zodra bedrijven ervoor kiezen om bestaande applicaties naar de cloud te migreren. Immers, applicaties zoals Basware moeten data van en naar het ERP-pakket kunnen versturen, ongeacht of ze on-premise of in de cloud draaien.

Als bedrijven ervoor kiezen om facturen van leveranciers in de cloud te verwerken met een source-to-pay automation-oplossing zoals Basware, dan vragen veel IT-managers zich af wat dit betekent voor de interface met het ERP-systeem. Is de gedane investering in de huidige koppeling weggegooid geld bij een SaaS-migratie?

Naadloze systeemintegratie

Gemakkelijke en naadloze systeemintegratie is altijd onderdeel geweest van Basware’s strategie. Basware is een cloud-based applicatie die een aantal voorgedefinieerde methodes voor interfacing biedt met één of meerdere ERP-systemen. Daartoe heeft Basware anyERP ontwikkeld; zelfontwikkelde middleware programmatuur waarmee Basware met meer dan 250 verschillende ERP’s interfacet. Daardoor wordt integratie snel en kosteneffectief.

Met Basware anyERP is het mogelijk om stamgegevens, zoals leveranciersgerelateerde informatie, boekhoudgevens, zoals btw-codes, en informatie over de organisatie, bijvoorbeeld goedkeuringslimieten en gerelateerde kostenplaatsen, op te halen en te gebruiken.

Interfacing met SAP of Coda

Een van de meest gangbare ERP-systemen bij grote bedrijven en instellingen, en onder de ICreative klantenbasis, is SAP. In SAP is er een standaardkoppeling op basis van Bapi en/of RFC beschikbaar waardoor de configuratie kan worden hergebruikt. ‘We leggen een VPN-tunnel aan tussen het ERP en de cloud. Dan kan de interface grotendeels opnieuw worden gebruikt. Er is dan een hoge mate van zekerheid bij het overzetten en er kan een korte doorlooptijd worden behaald’, zegt De Heer.

Het tweede scenario waar De Heer vaak mee te maken heeft, is interfacing met Coda Financials van Unit4. Ook hier kan het preferred scenario worden ingezet, zij het met één groot verschil. ‘Bij on-premise gebruik je database query’s om masterdata, oftewel stamdata, op te halen. Met SaaS mag dat niet, maar die kunnen we omschrijven tot xml-bestanden waardoor alleen transport naar de cloud nodig is (SFTP).’

Voor stamdata (leverancierslijsten, orders, boekingsdata) is een uitzondering gemaakt. Door de potentieel grote volumes aan data en de structuur van Coda om deze elementen op te vragen bestaat de voorkeur om deze op basis van xml-bestanden via SFTP uit te wisselen in plaats van via de beschikbare webservices in Coda.

De webservice van Coda is uitstekend geschikt voor het opvragen van enkele elementen, maar bijvoorbeeld voor het opvragen van een leverancier inclusief relevante bankgegevens, dienen verschillende webservices in Coda te worden aangeroepen. Om dit dagelijks voor enkele duizenden leveranciers te doen, wordt de belasting van de Coda webservices onacceptabel groot. ‘ICreative beschikt over de benodigde database query’s die nodig zijn om deze xml-bestanden te genereren’, aldus De Heer.

ERP algemeen

Voor de overige ERP-pakketten geldt eveneens een generiek scenario. ‘De zakelijke documenten of stamgegevens afkomstig van één applicatie hebben vaak niet het formaat dat nodig is voor een andere applicatie. De query’s die Basware op de database doet, kunnen we omzetten zodat deze XML genereren, waarmee de stamdata overgezet wordt’, aldus De Heer. ‘Het advies is om zo dicht mogelijk bij de Basware stamdata bestanden te blijven en het zo clean mogelijk te houden. Meestal is een groot deel van de inspanning dan al geleverd bij de eerste inrichting van on-premise.’

In de meeste gevallen kan de investering in de ERP-koppeling bij een transformatie naar de cloud dus relatief beperkt blijven. De exacte impact van een migratie is echter afhankelijk van de complexiteit van het IT-landschap. Daarom is het goed om de IT-manager in een vroegtijdig stadium te betrekken.