Factuurproces verder optimaliseren

Afgelopen donderdag 20 juni hebben vier Basware professionals de training “Professional Client – Invoice en Matching” met succes afgerond. De deelnemers, die allen al geruime tijd met Basware werken, leerden hoe ze het factuurproces verder konden optimaliseren.

Login – Session expired. Dat was te lezen op het scherm bij aanvang van de training. Een bekend scherm voor de deelnemers. Op een na: ‘Ik zit continu in het systeem, dus dit komt bij mijn eigenlijk nooit voor.’ Bij de overige deelnemers wekt het de nodige irritaties op. ‘Oh, maar we kunnen dit tegenwoordig aanpassen. We kunnen de tijd voordat het systeem automatisch uitlogt, verlengen’, laat trainer Mario Unkel weten. ‘Deze optie zit in gebruikersbeheer.’

De eerste tip was dus al binnen voordat de eigenlijke training begon. Daarin loodste Unkel de deelnemers langs verschillende functies en features in Basware SaaS en gaf ze tips over coderen, workflow en matching. De getoonde manier van werken, konden de deelnemers vervolgens tegen hun eigen situatie aan houden.

Praktische tips

De tips waren vooral praktisch van aard. Zo liet hij zien dat het handiger is om bij het gebruik van boekingstemplates niet het bedrag in te vullen maar het percentage te gebruiken en dat sommige standaard Basware mailtjes te personaliseren zijn, zodat de mails effectiever worden.

‘Vaak zijn mensen gewend om facturen op te pakken die net nieuw binnen zijn gekomen, maar het is wellicht handiger om te werken vanuit de vervaldatum. Door de verwerking van deze facturen voorrang te geven, worden mogelijke betaalkortingen gehaald en zal het uiteindelijk minder vaak voor komen dat bepaalde facturen met “spoed” behandeld dienen te worden’, vervolgde Unkel de drie uur durende training. ‘Door te filteren kun je zien welke facturen tegen hun vervaldatum aanlopen.’

Ook legde Unkel uit hoe AP-medewerkers vanuit gegevensbeheer een export kunnen maken voor iemand die geen toegang tot het systeem heeft, bijvoorbeeld voor de accountant. ‘Deze export zit in de browser en als je op het factuurnummer klikt, dan heb je alle factuurgegevens bij de hand.’

Verder kwam het onderwerp betaalplannen aan bod en konden de deelnemers hun eigen vragen stellen. ‘Over matching kan ik uren volpraten’, zei Unkel. ‘Maar daarom hebben we daar een aparte training voor.’

Basware-trainingen

De Basware-trainingen van ICreative worden aangepast op het niveau van de deelnemers en zijn derhalve ook bij uitstek geschikt voor nieuwe AP-medewerkers die voor het eerst met Basware gaan werken.