Berichten

icreative purchase to pay

Invoice Betekenis

De betekenis van een invoice is factuur. Een invoice is de Engelse term voor factuur. De Engelse term neemt, net als de zogenaamde e-invoice, in gebruik toe, mede vanwege de context van informatie technologie, en in het bijzonder automatische factuurverwerking.

Invoice Automation

Invoices, facturen dus, worden steeds vaker automatisch verwerkt. Leveranciers sturen hun invoices in papieren- PDF- of digitale vorm toe, waarna crediteurenadministratie de facturen digitaliseert en verder verwerkt.

Het digitaliseren van facturen gebeurt doorgaans met scan en herken software. Dit wordt ook Object Character Recognition software genoemd. Een factuur wordt door een scanner gehaald, waarna het digitale bestand met behulp van scan en herken software wordt omgezet naar een databestand. Dit is vaak een XML of UBL bestand en wordt een e-factuur of e-invoice genoemd.

E-facturatie

Een e-invoice of e-factuur is een factuur in de vorm van een data bestand. Dit bestand is doorgaans van het XML of UBL format.

Invoices kunnen door middel van OCR software naar een databestand worden omgezet, maar doorgaans spreekt men over e-invoicing of e-facturatie als de factuur als databestand door een leverancier wordt verstuurd. De meeste boekhoudprogramma’s zijn hiertoe al in staat.

Idealiter kunnen deze bestanden direct in het factuurverwerkingssyteem van de klant worden verwerkt. In de praktijk is dit vaak niet zo, omdat een XML of UBL format in heel veel verschillende informatie structuren opgemaakt kan worden. Een standaard ontbreekt.

En dus is er conversie nodig om het databestand om te zetten naar een bestand die conformeert aan de informatie structuur zoals deze door het factuurverwerkingssysteem wordt gehanteerd.

Een zeer effectieve methode van e-facturatie is gebruik maken van een zakelijk online transactie netwerk, waarbij bestanden worden geconverteerd naar een gewenst standaard. Naast conversie vindt in dergelijke netwerken ook digitalisering plaats.

Leveranciers sturen hun facturen in uiteenlopende vormen naar een netwerk als het Basware Network, waarna de klant gestandaardiseerde databestanden ontvangt die direct verwerkt kunnen worden.

icreative purchase to pay

Document Capture

Document capture staat voor het omzetten van informatie van papieren en PDF documenten naar gestructureerde databestanden.

Van Papier en PDF naar Data

Om informatie op papieren documenten en PDF documenten (zonder data-laag) om te zetten naar een databestand kan gebruik worden gemaakt van zogenaamde scan en capture of object character recognition (OCR) software, zoals dat van Kofax.

Het bedrijfsleven bevindt zich sterk in een digitale transformatie. In die transformatie wordt er nog regelmatig met papieren documenten en PDF documenten gewerkt. Een PDF document is weliswaar digitaal, maar de meeste PDF documenten hebben geen data-laag. Het zijn niet meer dan digitale afbeeldingen die door mensen moeten worden afgelezen.

Om bedrijfsprocessen als factuurverwerking te automatiseren, zal informatie naar databestanden geconverteerd moeten worden.

PDF documenten die ontvangen worden of zelf gemaakt zijn op basis van gescande papieren documenten, kunnen met OCR software automatisch worden omgezet naar een databestand. In de software kan worden ingesteld hoe de informatie op een specifiek document omgezet moet worden. Met andere woorden: dat een factuurnummer op een document ook als zodanig wordt in het databestand wordt opgeslagen.

Document Capture Uitbesteed

Het digitaliseren van documenten kan een tijdrovende bezigheid zijn. Het digitaliseren van documenten als facturen van leveranciers kan worden uitbesteed, door gebruik te maken van open, zakelijke transactie netwerken waarin document conversie plaatsvindt.

Het grote voordeel van een zakelijk netwerk als het Basware Network, is dat partijen die op het netwerk zijn aangesloten, documenten naar elkaar kunnen toesturen, zonder daarbij rekening te moeten houden met het gewenste format van de ontvangende partij. Leveranciers kunnen bijvoorbeeld facturen in papier of PDF naar een klant sturen, maar dan via het netwerk, waarna de klant gestandaardiseerde databestanden ontvangt die direct en automatisch verder verwerkt kunnen worden.