Three-Way match is een term die vaak gebruik wordt bij automatisering van factuurverwerking en het purchase-to-pay proces, waarbij facturen automatisch worden goedgekeurd indien ze overeenkomen met andere documenten zoals een inkooporder en een ontvangstbewijs.

Matching van Facturen

Een three-way match, waarbij een factuur met twee andere type documenten op een geautomatiseerde wijze wordt vergeleken, wordt vaak als ideaal beschouwd. Een inkooporder (PO), een ontvangstbewijs en een inkoopfactuur zijn immers 3 belangrijke documenten in het purchase-to-pay proces. Door de factuur met deze andere documenten te matchen, wordt de kwaliteit én de integriteit van het P2P proces  geborgd.

Automatische Factuurverwerking

Daarnaast kan een factuur die automatisch wordt gematcht, ook automatisch worden verwerkt, omdat de PO die er aan vooraf ging al is goedgekeurd. Budgethouders hoeven niet langer facturen handmatig goed te keuren.

Naast 3-way matching bestaat er ook een 2-way match, een 4-way match of een overtreffende trap daarvan. Bij 2-way matching wordt een factuur typisch gematcht met een inkooporder. De artikelen die tegen een bepaalde prijs zijn ingekocht komen overeen met hetgeen wordt gefactureerd. Voor het automatisch verwerken van factuur is een 2-way match voldoende.

Uitdagingen in Matching

Het matchen tussen verschillende documenten kent een aantal uitdagingen. Met betrekking tot factuurverwerking komen de volgende uitdagingen met regelmaat voor:

• Bij veel bestellingen volgt er niet één factuur op een bestelling, maar wordt de betaling verspreid over termijnen. Het is dan uiteraard zaak dat dit in de matching procedure in beschouwing wordt genomen.
• Naast kopniveau (“de totalen”) kan ook worden gematcht op regelniveau. Dit laatste is technisch gezien uitdagender, maar levert wel meer betrouwbare matching op.
• In de praktijk komt het met regelmaat voor dat er kleine verschillen tussen inkooporder en factuur worden gevonden. Bijvoorbeeld als gevolg van een afronding. Het is dan kostbaar om deze verschillen te corrigeren, omdat in vrijwel alle gevallen contact moet worden opgenomen met de leverancier. Daarom wordt er met een three-way match typisch gebruik gemaakt van tolerantiewaarden, waarbij hele kleine verschillen tussen de vingers kan worden gezien.

Three-Way Match met Basware en ICreative

Met de oplossingen van Basware, kunnen facturen op verschillende manieren worden gematcht met inkooporders en eventueel andere P2P gerelateerde documenten. En kan ook de afhandeling van gematchte én niet-gematchte facturen automatisch worden verwerkt. Afhankelijk van waar een mis-match op berust, kan een factuur bijvoorbeeld automatisch naar de leverancier worden teruggestuurd met opgaaf van redenen.

ICreative implementeert en ondersteunt de oplossingen van Basware. Maar we gaan verder. Alvorens de factuur gematcht wordt, borgen we de kwaliteit van de factuur door deze te valideren en te verrijken met bijvoorbeeld gegevens uit een ERP systeem. Hierdoor wordt de kans op het volautomatisch verwerken van facturen sterk vergroot.