Berichten

mcdonalds basware

McDonald’s geheime ingrediënt in factuurverwerking: e-facturatie

Wie denkt aan McDonald’s, denkt vermoedelijk aan fastfood en niet direct aan elektronische facturen. Maar om die hamburgers, friet en shakes naar de tafel te krijgen, heeft de multinational een manier nodig om in Duitsland jaarlijks ruim 270.000 inkoopfacturen te verwerken.

In 2015 had het bedrijf alleen al 1.478 vestigingen in Duitsland, met in totaal ongeveer 58.000 werknemers in dienst. McDonald’s dankt zijn succes aan zijn strenge kwaliteitsnormen, die het bedrijf niet alleen op zichzelf plaatst, maar ook op zijn 30.000 leveranciers en dienstverleners in Duitsland. Lees meer

icreative purchase to pay

Impact verhoging lage btw-tarief op Basware en Kofax

Met ingang van 1 januari 2019 wordt in Nederland het lage btw-tarief verhoogd van 6 procent naar 9 procent. Wat betekent dit voor de factuurverwerking? Welke impact heeft dit op het gebruik van Basware en/of Kofax?

Ten eerste is het goed om te weten welk percentage wanneer van toepassing is. Het te berekenen percentage wordt bepaald aan de hand van de datum wanneer goederen of diensten worden geleverd, ongeacht de factuurdatum. Bij levering voor 1 januari 2019 geldt dus een dus een btw laag-tarief van 6 procent, bij levering op of na 1 januari 2019 geldt het btw laag-tarief van 9 procent. Lees meer

icreative mensen

Factuurverwerking in de cloud

Het belang van het internet in ons zakelijk- en privéleven blijft toenemen. Daarmee groeit de populariteit van internetoplossingen (cloud/SaaS) van business software, waaronder ook software bestemd voor factuurverwerking.

Lees meer

grafisch lyceum rotterdam

Purchase-to-pay bij Grafisch Lyceum Rotterdam

Het Grafisch Lyceum Rotterdam (GLR) speelt een toonaangevende rol in de wereld van communicatie en media. ‘We willen voorop lopen in ontwikkeling. Daarom investeren we in state-of-the-art techniek, niet alleen voor onze leerlingen maar ook voor onze ondersteunende processen’, zegt Cees Verdonk (rechts op foto) van GLR over de implementatie van Basware Alusta SaaS voor factuurverwerking.

Lees meer

icreative purchase to pay

Invoice Betekenis

De betekenis van een invoice is factuur. Een invoice is de Engelse term voor factuur. De Engelse term neemt, net als de zogenaamde e-invoice, in gebruik toe, mede vanwege de context van informatie technologie, en in het bijzonder automatische factuurverwerking.

Invoice Automation

Invoices, facturen dus, worden steeds vaker automatisch verwerkt. Leveranciers sturen hun invoices in papieren- PDF- of digitale vorm toe, waarna accounts payable de facturen digitaliseert en verder verwerkt.

Het digitaliseren van facturen gebeurt doorgaans met scan en herken software. Dit wordt ook Object Character Recognition software genoemd. Een factuur wordt door een scanner gehaald, waarna het digitale bestand met behulp van scan en herken software wordt omgezet naar een databestand. Dit is vaak een XML of UBL bestand en wordt een e-factuur of e-invoice genoemd.

E-facturatie

Een e-invoice of e-factuur is een factuur in de vorm van een data bestand. Dit bestand is doorgaans van het XML of UBL format.

Invoices kunnen door middel van OCR software naar een databestand worden omgezet, maar doorgaans spreekt men over e-invoicing of e-facturatie als de factuur als databestand door een leverancier wordt verstuurd. De meeste boekhoudprogramma’s zijn hiertoe al in staat.

Idealiter kunnen deze bestanden direct in het factuurverwerkingssyteem van de klant worden verwerkt. In de praktijk is dit vaak niet zo, omdat een XML of UBL format in heel veel verschillende informatie structuren opgemaakt kan worden. Een standaard ontbreekt.

En dus is er conversie nodig om het databestand om te zetten naar een bestand die conformeert aan de informatie structuur zoals deze door het factuurverwerkingssysteem wordt gehanteerd.

Een zeer effectieve methode van e-facturatie is gebruik maken van een zakelijk online transactie netwerk, waarbij bestanden worden geconverteerd naar een gewenst standaard. Naast conversie vindt in dergelijke netwerken ook digitalisering plaats.

Leveranciers sturen hun facturen in uiteenlopende vormen naar een netwerk als het Basware Network, waarna de klant gestandaardiseerde databestanden ontvangt die direct verwerkt kunnen worden.

icreative purchase to pay

Document Capture

Document capture staat voor het omzetten van informatie van papieren en PDF documenten naar gestructureerde databestanden.

Van Papier en PDF naar Data

Om informatie op papieren documenten en PDF documenten (zonder data-laag) om te zetten naar een databestand kan gebruik worden gemaakt van zogenaamde scan en capture of object character recognition (OCR) software, zoals dat van Kofax.

Het bedrijfsleven bevindt zich sterk in een digitale transformatie. In die transformatie wordt er nog regelmatig met papieren documenten en PDF documenten gewerkt. Een PDF document is weliswaar digitaal, maar de meeste PDF documenten hebben geen data-laag. Het zijn niet meer dan digitale afbeeldingen die door mensen moeten worden afgelezen.

Om bedrijfsprocessen als factuurverwerking te automatiseren, zal informatie naar databestanden geconverteerd moeten worden.

PDF documenten die ontvangen worden of zelf gemaakt zijn op basis van gescande papieren documenten, kunnen met OCR software automatisch worden omgezet naar een databestand. In de software kan worden ingesteld hoe de informatie op een specifiek document omgezet moet worden. Met andere woorden: dat een factuurnummer op een document ook als zodanig wordt in het databestand wordt opgeslagen.

Document Capture Uitbesteed

Het digitaliseren van documenten kan een tijdrovende bezigheid zijn. Het digitaliseren van documenten als facturen van leveranciers kan worden uitbesteed, door gebruik te maken van open, zakelijke transactie netwerken waarin document conversie plaatsvindt.

Het grote voordeel van een zakelijk netwerk als het Basware Network, is dat partijen die op het netwerk zijn aangesloten, documenten naar elkaar kunnen toesturen, zonder daarbij rekening te moeten houden met het gewenste format van de ontvangende partij. Leveranciers kunnen bijvoorbeeld facturen in papier of PDF naar een klant sturen, maar dan via het netwerk, waarna de klant gestandaardiseerde databestanden ontvangt die direct en automatisch verder verwerkt kunnen worden.

icreative mensen

Three-Way Match

Three-Way match is een term die vaak gebruik wordt bij automatisering van factuurverwerking en het purchase-to-pay proces, waarbij facturen automatisch worden goedgekeurd indien ze overeenkomen met andere documenten zoals een inkooporder en een ontvangstbewijs.

Matching van Facturen

Een three-way match, waarbij een factuur met twee andere type documenten op een geautomatiseerde wijze wordt vergeleken, wordt vaak als ideaal beschouwd. Een inkooporder (PO), een ontvangstbewijs en een inkoopfactuur zijn immers 3 belangrijke documenten in het purchase-to-pay proces. Door de factuur met deze andere documenten te matchen, wordt de kwaliteit én de integriteit van het P2P proces  geborgd.

Automatische Factuurverwerking

Daarnaast kan een factuur die automatisch wordt gematcht, ook automatisch worden verwerkt, omdat de PO die er aan vooraf ging al is goedgekeurd. Budgethouders hoeven niet langer facturen handmatig goed te keuren.

Naast 3-way matching bestaat er ook een 2-way match, een 4-way match of een overtreffende trap daarvan. Bij 2-way matching wordt een factuur typisch gematcht met een inkooporder. De artikelen die tegen een bepaalde prijs zijn ingekocht komen overeen met hetgeen wordt gefactureerd. Voor het automatisch verwerken van factuur is een 2-way match voldoende.

Uitdagingen in Matching

Het matchen tussen verschillende documenten kent een aantal uitdagingen. Met betrekking tot factuurverwerking komen de volgende uitdagingen met regelmaat voor:

  • Bij veel bestellingen volgt er niet één factuur op een bestelling, maar wordt de betaling verspreid over termijnen. Het is dan uiteraard zaak dat dit in de matching procedure in beschouwing wordt genomen.
  • Naast kopniveau (“de totalen”) kan ook worden gematcht op regelniveau. Dit laatste is technisch gezien uitdagender, maar levert wel meer betrouwbare matching op.
  • In de praktijk komt het met regelmaat voor dat er kleine verschillen tussen inkooporder en factuur worden gevonden. Bijvoorbeeld als gevolg van een afronding. Het is dan kostbaar om deze verschillen te corrigeren, omdat in vrijwel alle gevallen contact moet worden opgenomen met de leverancier. Daarom wordt er met een three-way match typisch gebruik gemaakt van tolerantiewaarden, waarbij hele kleine verschillen tussen de vingers kan worden gezien.

Three-Way Match met Basware en ICreative

Met de oplossingen van Basware, kunnen facturen op verschillende manieren worden gematcht met inkooporders en eventueel andere P2P gerelateerde documenten. En kan ook de afhandeling van gematchte én niet-gematchte facturen automatisch worden verwerkt. Afhankelijk van waar een mis-match op berust, kan een factuur bijvoorbeeld automatisch naar de leverancier worden teruggestuurd met opgaaf van redenen.

ICreative implementeert en ondersteunt de oplossingen van Basware. Maar we gaan verder. Alvorens de factuur gematcht wordt, borgen we de kwaliteit van de factuur door deze te valideren en te verrijken met bijvoorbeeld gegevens uit een ERP systeem. Hierdoor wordt de kans op het volautomatisch verwerken van facturen sterk vergroot.

Sjoerd de Heer

Onbenutte Automatiserings-mogelijkheden in Factuurverwerking

‘Elke organisatie ontvangt in meer of mindere mate facturen van leveranciers en dat bracht vroeger nogal wat werk met zich mee. Tegenwoordig is dat, dankzij slimme software, gelukkig écht wel wat anders geregeld’, vertelt Sjoerd de Heer, Solution Architect bij ICreative.

‘Toch zijn er altijd nog van die facturen die nog wel handmatig verwerkt worden, omdat ze elke keer nét een beetje anders zijn. Als gevolg daarvan zijn ze niet voorgedefinieerd in het systeem’, vertelt Sjoerd. Bedrijven denken dan vaak ten onrechte dat ze niet mee kunnen in de automatische flow van factuurverwerking, omdat deze kostenfacturen, in tegenstelling tot contract- en inkoopfacturen, geen vast kenmerk hebben. Het gaat dan typisch om steeds terugkerende facturen van vaste leveranciers. De bedragen zijn vaak relatief klein en wisselen binnen kleine marges. Lees meer

icreative mensen

Digitale Factuur versus Elektronische Factuur

De verschillende vormen factuur levert nog wel eens verwarring op. Met name het verschil tussen een digitale factuur en een elektronische factuur. Hieronder volgt een uitleg.

Lees meer

Emile Hijdra

Foutieve facturen: de ongemerkte tijdslurpers binnen uw bedrijf

Een foutieve factuur ontvangen, die dus niet aan de door uw bedrijf gestelde eisen voldoet en vervolgens weer retour moet naar de verzender. Het is in veel bedrijven een dagelijks terugkerende bron van ergernis. Voorbeelden van onjuistheden zijn er te over: het ontbreken van betaalgegevens, order-  of factuurnummer, een incomplete vermelding van bedragen of een onjuiste tenaamstelling. Lees meer