Berichten

Online Seminar web2

Bol.com: ‘Percentage paid in time hoger dan 90 procent’

Wat levert automatiseren van financiële administratie op? Het was een van de onderwerpen die aan bod kwam tijdens het online seminar Lean Finance op 7 juni 2018. ‘Het percentage paid in time is gestegen naar meer dan negentig procent’, laat Ronald Vestering van Bol.com weten. Lees meer

icreative purchase to pay

Invoice Betekenis

De betekenis van een invoice is factuur. Een invoice is de Engelse term voor factuur. De Engelse term neemt, net als de zogenaamde e-invoice, in gebruik toe, mede vanwege de context van informatie technologie, en in het bijzonder automatische factuurverwerking.

Invoice Automation

Invoices, facturen dus, worden steeds vaker automatisch verwerkt. Leveranciers sturen hun invoices in papieren- PDF- of digitale vorm toe, waarna crediteurenadministratie de facturen digitaliseert en verder verwerkt.

Het digitaliseren van facturen gebeurt doorgaans met scan en herken software. Dit wordt ook Object Character Recognition software genoemd. Een factuur wordt door een scanner gehaald, waarna het digitale bestand met behulp van scan en herken software wordt omgezet naar een databestand. Dit is vaak een XML of UBL bestand en wordt een e-factuur of e-invoice genoemd.

E-facturatie

Een e-invoice of e-factuur is een factuur in de vorm van een data bestand. Dit bestand is doorgaans van het XML of UBL format.

Invoices kunnen door middel van OCR software naar een databestand worden omgezet, maar doorgaans spreekt men over e-invoicing of e-facturatie als de factuur als databestand door een leverancier wordt verstuurd. De meeste boekhoudprogramma’s zijn hiertoe al in staat.

Idealiter kunnen deze bestanden direct in het factuurverwerkingssyteem van de klant worden verwerkt. In de praktijk is dit vaak niet zo, omdat een XML of UBL format in heel veel verschillende informatie structuren opgemaakt kan worden. Een standaard ontbreekt.

En dus is er conversie nodig om het databestand om te zetten naar een bestand die conformeert aan de informatie structuur zoals deze door het factuurverwerkingssysteem wordt gehanteerd.

Een zeer effectieve methode van e-facturatie is gebruik maken van een zakelijk online transactie netwerk, waarbij bestanden worden geconverteerd naar een gewenst standaard. Naast conversie vindt in dergelijke netwerken ook digitalisering plaats.

Leveranciers sturen hun facturen in uiteenlopende vormen naar een netwerk als het Basware Network, waarna de klant gestandaardiseerde databestanden ontvangt die direct verwerkt kunnen worden.

Gebruik van (Externe) Databronnen bij Crediteurenadministratie

Om facturen van leveranciers efficiënt te verwerken moeten de gegevens op de factuur valide zijn. Door gebruik te maken van externe en, in veel gevallen, publiek toegankelijke databronnen, kan de validiteit van de gegevens worden verbeterd en eventuele fouten in factuurverwerking preventief worden voorkomen.

Het IBAN en BTW Nummer op de Factuur

In de boekhouding van elk bedrijf zijn facturen belangrijke documenten. Factuurverwerking wordt daarbij vaak als een kostenpost gezien. Om de verwerking zo kostenefficiënt mogelijk te maken, is het noodzakelijk om handmatige verwerking te minimaliseren.

Lees meer

Sjoerd de Heer, Solutions Architect ICreative

Solutions Architect, ICreative