Berichten

walter bunnik

Pon Logistics sluit eerste leveranciers succesvol aan op Basware Network

Hoe krijg je leveranciers in beweging dat ze overgaan tot e-factureren? ‘De toegevoegde waarde voor leveranciers is soms lastig uit te leggen’, geeft Walter Bunnik, hoofd Finance bij Pon Logistics, toe. Hij schakelde daarom de hulp in van ICreative, laat hij weten tijdens Basware Connect Solutions in Utrecht op 20 juni 2018.

Pon Logistics is Pon’s eigen logistieke dienstverlener. Het bedrijfsonderdeel heeft vijf opslag -en distributiecentra in Nederland met een totale opslagcapaciteit van 100.000 m2. Pon Logistics verzorgt de distributie van onderdelen en accessoires voor auto’s, banden, interne –en externe transportmiddelen zoals vorkheftrucks, vrachtwagens en grondverzetmachines. Bovendien verwerkt Pon Logistics jaarlijks ongeveer 145.000 voertuigen voor de grootste auto-importeur van Nederland. Lees meer

icreative purchase to pay

Invoice Betekenis

De betekenis van een invoice is factuur. Een invoice is de Engelse term voor factuur. De Engelse term neemt, net als de zogenaamde e-invoice, in gebruik toe, mede vanwege de context van informatie technologie, en in het bijzonder automatische factuurverwerking.

Invoice Automation

Invoices, facturen dus, worden steeds vaker automatisch verwerkt. Leveranciers sturen hun invoices in papieren- PDF- of digitale vorm toe, waarna crediteurenadministratie de facturen digitaliseert en verder verwerkt.

Het digitaliseren van facturen gebeurt doorgaans met scan en herken software. Dit wordt ook Object Character Recognition software genoemd. Een factuur wordt door een scanner gehaald, waarna het digitale bestand met behulp van scan en herken software wordt omgezet naar een databestand. Dit is vaak een XML of UBL bestand en wordt een e-factuur of e-invoice genoemd.

E-facturatie

Een e-invoice of e-factuur is een factuur in de vorm van een data bestand. Dit bestand is doorgaans van het XML of UBL format.

Invoices kunnen door middel van OCR software naar een databestand worden omgezet, maar doorgaans spreekt men over e-invoicing of e-facturatie als de factuur als databestand door een leverancier wordt verstuurd. De meeste boekhoudprogramma’s zijn hiertoe al in staat.

Idealiter kunnen deze bestanden direct in het factuurverwerkingssyteem van de klant worden verwerkt. In de praktijk is dit vaak niet zo, omdat een XML of UBL format in heel veel verschillende informatie structuren opgemaakt kan worden. Een standaard ontbreekt.

En dus is er conversie nodig om het databestand om te zetten naar een bestand die conformeert aan de informatie structuur zoals deze door het factuurverwerkingssysteem wordt gehanteerd.

Een zeer effectieve methode van e-facturatie is gebruik maken van een zakelijk online transactie netwerk, waarbij bestanden worden geconverteerd naar een gewenst standaard. Naast conversie vindt in dergelijke netwerken ook digitalisering plaats.

Leveranciers sturen hun facturen in uiteenlopende vormen naar een netwerk als het Basware Network, waarna de klant gestandaardiseerde databestanden ontvangt die direct verwerkt kunnen worden.

icreative purchase to pay

Document Capture

Document capture staat voor het omzetten van informatie van papieren en PDF documenten naar gestructureerde databestanden.

Van Papier en PDF naar Data

Om informatie op papieren documenten en PDF documenten (zonder data-laag) om te zetten naar een databestand kan gebruik worden gemaakt van zogenaamde scan en capture of object character recognition (OCR) software, zoals dat van Kofax.

Het bedrijfsleven bevindt zich sterk in een digitale transformatie. In die transformatie wordt er nog regelmatig met papieren documenten en PDF documenten gewerkt. Een PDF document is weliswaar digitaal, maar de meeste PDF documenten hebben geen data-laag. Het zijn niet meer dan digitale afbeeldingen die door mensen moeten worden afgelezen.

Om bedrijfsprocessen als factuurverwerking te automatiseren, zal informatie naar databestanden geconverteerd moeten worden.

PDF documenten die ontvangen worden of zelf gemaakt zijn op basis van gescande papieren documenten, kunnen met OCR software automatisch worden omgezet naar een databestand. In de software kan worden ingesteld hoe de informatie op een specifiek document omgezet moet worden. Met andere woorden: dat een factuurnummer op een document ook als zodanig wordt in het databestand wordt opgeslagen.

Document Capture Uitbesteed

Het digitaliseren van documenten kan een tijdrovende bezigheid zijn. Het digitaliseren van documenten als facturen van leveranciers kan worden uitbesteed, door gebruik te maken van open, zakelijke transactie netwerken waarin document conversie plaatsvindt.

Het grote voordeel van een zakelijk netwerk als het Basware Network, is dat partijen die op het netwerk zijn aangesloten, documenten naar elkaar kunnen toesturen, zonder daarbij rekening te moeten houden met het gewenste format van de ontvangende partij. Leveranciers kunnen bijvoorbeeld facturen in papier of PDF naar een klant sturen, maar dan via het netwerk, waarna de klant gestandaardiseerde databestanden ontvangt die direct en automatisch verder verwerkt kunnen worden.

simplerinvoicing e-facturatie

Simplerinvoicing

Simplerinvoicing is een netwerk van samenwerkende software en e-facturatie dienstverleners die het direct uitwisselen van e-facturen tussen ERP-software en e-facturatie diensten mogelijk maakt. Kortom: iedereen kan straks vanuit zijn ERP / accounting software of e-facturatie dienstverlener facturen sturen naar ieder ander.

Simplerinvoicing wordt beheerd door de Stichting Simplerinvoicing. Deze stichting heeft tot doel het stimuleren van e-factureren door een standaard beschikbaar te stellen voor de e-factuur en voor gerelateerde documenten. In die rol participeren we op strategisch niveau en voeren we diverse operationele taken uit voor de Stichting Simplerinvoicing. Simplerinvoicing wordt geadviseerd door een raad van participanten, toezicht wordt gehouden door het bestuur en door de raad van toezicht.

De Rijksoverheid

De Rijksoverheid ontvangt jaarlijks ongeveer 1,5 miljoen facturen van bedrijven. Vanaf 1 januari 2017 zijn leveranciers verplicht om bij nieuwe inkoopovereenkomsten, elektronische facturen (XML format) naar de Rijksoverheid te sturen. De Rijksoverheid verwacht van haar leveranciers dat zij vanaf die datum hun facturen aanleveren via Digipoort, Simplerinvoicing of het handmatig invoeren in het facturenportaal. Dit geldt voor alle nieuwe opdrachten en contracten die u met de Rijksoverheid aangaat.

ICreative

ICreative wordt namens Basware vertegenwoordigd als Simplerinvoicing provider. Gebruikmakend van het Basware Network, helpen wij bedrijven en instellingen met de overgang naar e-facturatie. Indien de verplichting van de Rijksoverheid voor uw bedrijf van kracht is of wordt, neem dan gerust contact met ons op. We bespreken graag wat de mogelijkheden voor uw situatie zijn.