Robot als virtuele medewerker in purchase-to-pay proces

Financiële afdelingen hebben zich de afgelopen jaren getransformeerd van ‘data producent’ tot strategische business partner voor hun interne klanten. Robotic proces automation (RPA) versnelt deze transformatie en dat heeft zijn consequenties voor de financieel manager. ‘De robot is een soort virtuele medewerker, die je kunt beschouwen als een nieuw teamlid. Hij heeft alleen andere aandacht nodig’, zegt RPA-specialist Martin van Esschoten.

Drie vragen aan Martin van Esschoten. Van Esschoten is spreker tijdens het RPA-webinar van ICreative en Coforce op 27 september 2018.

Wat kan een robot in een purchase-to-pay proces betekenen?

‘Een robot kan repeterende werkzaamheden die weinig waarde toevoegen, maar wel moeten gebeuren, van een mens overnemen. Denk aan het aanmaken van een nieuwe crediteur of het bijwerken van de gegevens van een bestaande crediteur in je ERP-systeem. De robot kan het btw-nummer controleren, het KvK-nummer of het webadres opzoeken en de stamdata vervolgens met de gevonden gegevens verrijken. Het automatiseren van dergelijke handelingen die anders door een mens worden gedaan, is een quick win. Zo hebben we bij meerdere bedrijven robots ingezet voor geautomatiseerde ordermatching en laten we robots financiële rapportages maken.’

Wat verandert er met een robot?

‘De robot kun je beschouwen als een virtuele medewerker die onderdeel uitmaakt van een team. Een nieuw teamlid brengt altijd iets mee waar de organisatie iets van kan leren: ervaring, kennis, een nieuwe manier van werken… Het is een collega die veel werk uit handen kan nemen als je hem duidelijke instructies geeft. De robot moet zijn plek krijgen in het bestaande team. De financieel manager krijgt er dus nog “iemand” bij om te managen. De robot heeft geen aai over zijn bol nodig, hoeft geen lunch en is nooit ziek, maar heeft net als een gewone medewerker ook applicaties nodig om zijn werk te kunnen doen.’

Welke verantwoordelijkheden heeft een financieel manager?

‘In tegenstelling tot wat mensen soms denken, bevat een procesrobot geen artificial intelligence die zelf een beslissing neemt en daarmee als je niet oplet je accounting principes overboord gooit. Het is daarom wel de rol van de financieel manager om precies te weten wat die robot doet en na te denken over het proces. Welke informatie stroomt er door het systeem? Waarom doen we de dingen zoals we ze doen? Bovendien heeft de robot een aparte status binnen een bedrijf of instelling omdat hij bijvoorbeeld geen personeelsnummer heeft, maar wel een gebruikersnaam, wachtwoord en autorisaties binnen bepaalde applicaties. De vraagstukken voor de diverse stakeholders zijn dus anders.
Zo heeft een robot geen eigen werkplek nodig, maar moet hij in zijn werkzaamheden wel voldoen aan aan allerlei wet- en regelgeving. Tot waar strekt dan de verantwoordelijkheid van de finance afdeling en waar begint die van IT? Dat zijn allemaal zaken waar je opnieuw over na moet denken bij het inzetten van een robot. Dat kost tijd. Echter, de business case is wel zo interessant dat het de moeite waard is.’

Inspiratie opdoen door te zien hoe te technologie werkt? Weten waar voor u de quick wins liggen met robotisering? Volg dan het webinar van ICreative en Coforce op 27 september 2018.

Meer informatie>>

Over ICreative

ICreative levert als Basware en Kofax partner, oplossingen voor purchase-to-pay en factuurverwerking / e-facturatie uitdagingen aan omvangrijke ondernemingen en instellingen. Onze oplossingen bieden meer controle op bedrijfsuitgaven en minder complexiteit van het inkoop tot betalingsproces.