De purchase-to-pay manager

Door automatisering verandert onze manier van werken drastisch. Er ontstaan nieuwe beroepen die er tien jaar geleden nog niet waren. Toen mijn accountant onlangs langs kwam, vertelde ik hem dat bedrijven steeds vaker een purchase-to-pay manager aanstellen die de afdeling finance en inkoop dichterbij elkaar moet brengen. Iets wat hij zich nauwelijks kon voorstellen. Toen hij nog in opleiding was, gingen de alarmbellen juist rinkelen waar inkoop en finance een waren.

Door Michiel Leenaers, senior account manager bij ICreative

Mijn accountant en ik kennen elkaar al jaren. Wanneer hij op bezoek komt, vertellen we elkaar altijd even waar we momenteel mee bezig zijn en praten we over de ontwikkelingen in ons vakgebied. In finance denken bedrijven steeds vaker vanuit processen in plaats van afdelingen. Zo zie ik bij sommige klanten dat het verwerken van facturen onder verantwoordelijkheid van de Chief Procurement Officer komt te vallen. Lees meer

Factuurfraude makkelijk te voorkomen

Onlangs las ik weer eens twee verontrustende berichten over factuurfraude. Ten minste twee ondernemers in Nieuwkuijk en een tuincentrum in Leuven waren de dupe van fraude met via de post verstuurde rekeningen. Factuurfraude is aan de orde van de dag, maar eigenlijk makkelijk te voorkomen.

De gevallen in Nieuwkuijk en Leuven maken duidelijk dat factuurfraude met papieren facturen nog altijd plaatsvindt. In beide gevallen werden de papieren facturen onderschept en het bankrekeningnummer aangepast. Dergelijke facturen zijn nauwelijks te onderscheiden van de originele facturen en slippen er nog wel eens tussendoor bij de crediteurenadministratie. De betaling vindt vervolgens klakkeloos plaats op het bankrekeningnummer van de criminelen, met een hoop ellende tot gevolg. Lees meer

Danny Kind, Senior Product Manager ICreative

Senior Product Manager, ICreative

Informatiebeveiliging in het DNA

Bij ICreative willen we altijd weten wat er speelt in de markt en hier continu feeling mee houden. Daarom was ik afgelopen vrijdag samen met een groep collega’s te gast bij BIT Internet Technology. Onze buren in Ede namen ons mee in hun wereld van informatiebeveiliging. Ik zag grote gelijkenissen met Amazon Web Services (AWS), waar Basware gebruik van maakt voor zijn cloudoplossing: het zit in het DNA.

BIT is een zakelijke internet service provider gespecialiseerd in colocatie, internetverbindingen, managed hosting en outsourcing. Het internettechnologiebedrijf levert aan kwaliteitsbewuste bedrijven de ruggengraat voor hun IT- en internet-infrastructuur. Betrouwbaarheid is het uitgangspunt van hun dienstverlening, zodat hun klanten zich zorgeloos met hun kernactiviteiten bezig kunnen houden.

Lees meer

Peter Derksen, Account Manager ICreative

Account Manager, ICreative

Lean Finance

De financiële functie in bedrijven zit in een transitie die gestuurd wordt door de toenemende digitalisatie van informatiestromen binnen bedrijven. Op basis van de digitale transformatie kunnen financiële gegevens én processen makkelijker centraal worden gemanaged en in relatie worden gebracht met andere informatiestromen.

De digitale transformatie leent zich daarom uitstekend voor Lean management, waaronder het centraliseren en standaardiseren van processen en het continue verbeteren op prestatie indicatoren.

Shared Service Centers

Grotere organisaties zijn sinds langere tijd bezig hun operationele administratieve finance werkzaamheden te centraliseren, of richten een Shared Service Centers (SSC’s) in, met als klant, de overige interne business units. Doelstelling was, en is, grotere efficiency en verdere kwaliteitsverhoging van de administratieve processen te realiseren. Middels het centraliseren van deze administratieve werkzaamheden, kunnen schaalvoordelen op het gebied van bezetting, kennis en middelen worden gerealiseerd. Wanneer men start met een SSC, dan worden eerste de voor de hand liggende mogelijkheden opgepakt, het laaghangend fruit. Echter, de wil om continu te verbeteren, zorgt er voor dat SSC’s, naarmate ze volwassener worden, een meer planmatige wijze om deze verbeteringen te realiseren – ook omdat het steeds lastiger wordt verbeteringen te vinden en te realiseren –moeten vinden. SSC’s gebruiken hiervoor de laatste jaren meer en meer de lean-methodiek toe. Maar wat is nu Lean Finance? Wat is het potentieel van deze methodiek? Hoe pakt lean uit in de praktijk en wat zijn “lessons learned” bij implementatie?

Lees er meer over in onze white paper Lean Finance en volg het online seminar (gratis) op 7 juni, 15:00-16:00, met Bol.com en GrandVision.

Angst voor het gemak van de cloud

Nog niet zo lang geleden stond de wereld op zijn kop toen Google zijn spraakrobot presenteerde. Google Duplex pleegt levensechte telefoontjes en maakt een afspraak bij de kapsalon zonder dat de kapper doorheeft dat er geen mens aan de andere kant van de lijn is. Mensen zijn continu op zoek naar mogelijkheden om het leven gemakkelijker maken, maar niet iedereen vindt dit wenselijk. Dat boezemt angst in. Dat merk ik ook dagelijks in mijn werk, als ik met onze klanten spreek over de migratie naar de cloud.

Door Peter Derksen, senior account manager bij ICreative

Software beweegt zich naar de cloud. Basware, waarvan ICreative reseller is, vormt hierop geen uitzondering en beweegt met deze trend heel duidelijk mee. De weg naar Software-as-a-Service (Saas) lijkt onvermijdelijk. Dat maakt dat ik dagelijks gesprekken voer met onze klanten over het gemak wat Alusta SaaS – de cloudapplicatie van Basware – met zich meebrengt.

Lees meer

Peter Derksen, Account Manager ICreative

Account Manager, ICreative

Mooi nieuws voor e-facturatie

Nederland is verder met e-facturatie dan buitenland, kopte een artikel van 4 mei op Accountant.nl. Het platform baseert zich op het recent uitgebrachte rapport ‘Trends in Export 2018’. Mooi nieuws voor het vakgebied, dacht ik. Nieuwsgierig downloadde ik het rapport hier meer over te lezen. Bij het nader bestuderen van de grafieken keek ik er toch iets anders tegen aan.

Door Danny Kind, product manager e-invoicing bij ICreative

Waar de kop van het artikel stellig beweert dat wij in Nederland verder zijn dan het buitenland, blijkt het in het onderzoek als een vraag te zijn gesteld aan 4.000 exporteurs. Hierop antwoordde 41 procent positief. Per saldo betwijfelt de meerderheid dus of we verder zijn dan het buitenland: 31 procent heeft geen idee, 25 procent denkt dat er geen verschil is en een kleine groep van 4 procent is van mening dat we minder ver zijn. Dus helaas is de werkelijkheid iets minder rooskleurig dan de kop van het artikel doet vermoeden. Al is 41 procent nog best aanzienlijk.

Lees meer

Danny Kind, Senior Product Manager ICreative

Senior Product Manager, ICreative

Gebruik van (Externe) Databronnen bij Crediteurenadministratie

Om facturen van leveranciers efficiënt te verwerken moeten de gegevens op de factuur valide zijn. Door gebruik te maken van externe en, in veel gevallen, publiek toegankelijke databronnen, kan de validiteit van de gegevens worden verbeterd en eventuele fouten in factuurverwerking preventief worden voorkomen.

Het IBAN en BTW Nummer op de Factuur

In de boekhouding van elk bedrijf zijn facturen belangrijke documenten. Factuurverwerking wordt daarbij vaak als een kostenpost gezien. Om de verwerking zo kostenefficiënt mogelijk te maken, is het noodzakelijk om handmatige verwerking te minimaliseren.

Lees meer

Sjoerd de Heer, Solutions Architect ICreative

Solutions Architect, ICreative

Gebruikt u de menselijke maat in P2P-automatisering?

Het is de toon die de muziek maakt, dat weten we allemaal. En dat geldt vooral voor de manier waarop u met uw mensen in gesprek gaat over de concrete prestaties die ze leveren. Zoals u wellicht wel weet leent onze software zich uitstekend voor procesoptimalisatie door het loggen van de activiteiten die medewerkers uitvoeren.

De heldere rapportages kunnen  bijvoorbeeld gaan over het aantal facturen dat een bepaalde medewerkers wekelijks verwerkt, het percentage fouten dat hierbij gemaakt wordt en de doorlooptijd die hiermee gemoeid gaat.

Lees meer

crediteurenadministratie

E-facturatie: Belastingen en Blockchain

Facturen worden al gebruikt zolang mensen handel met elkaar bedrijven. Met het ontstaan van landbouw dus; minstens 5.000 jaar geleden. In deze op landbouw-gebaseerde samenlevingen werd in kerfstokken, en later in kleitabletten, gemarkeerd wie, wanneer, wat en in welke hoeveelheid zaken hadden gedaan.

Deze kleitabletten deden dienst als factuur en werden bestendigd in tempels, die destijds ook als commerciële en politieke centra voor samenlevingen fungeerden.

Lees meer

Onbenutte Automatiserings-mogelijkheden in Factuurverwerking

‘Elke organisatie ontvangt in meer of mindere mate facturen van leveranciers en dat bracht vroeger nogal wat werk met zich mee. Tegenwoordig is dat, dankzij slimme software, gelukkig écht wel wat anders geregeld’, vertelt Sjoerd de Heer, Solution Architect bij ICreative.

‘Toch zijn er altijd nog van die facturen die nog wel handmatig verwerkt worden, omdat ze elke keer nét een beetje anders zijn. Als gevolg daarvan zijn ze niet voorgedefinieerd in het systeem’, vertelt Sjoerd. Bedrijven denken dan vaak ten onrechte dat ze niet mee kunnen in de automatische flow van factuurverwerking, omdat deze kostenfacturen, in tegenstelling tot contract- en inkoopfacturen, geen vast kenmerk hebben. Het gaat dan typisch om steeds terugkerende facturen van vaste leveranciers. De bedragen zijn vaak relatief klein en wisselen binnen kleine marges. Lees meer

Sjoerd de Heer, Solutions Architect ICreative

Solutions Architect, ICreative