Purchase to Pay Excellence

Integratie van Basware en Kofax oplossingen brengen een onderneming al veel toegevoegde waarde. Maar de praktijk is eigenlijk altijd weerbarstig en biedt uitdagingen voor de mate waarin processen automatisch kunnen verlopen. ICreative biedt diverse zelfontwikkelde diensten om de automatiseringsgraad in factuurverwerking  en purchase to pay te optimaliseren.

ICreative Recognition Service

E-invoicing is de toekomst. Maar het scannen van papieren documenten en het herkennen van informatie op de digitale documenten en op PDFs zal nog wel een tijdje common practice blijven. Met de ICreative Recognition Service kunt u weliswaar zelf ontvangende documenten scannen, maar wij dragen zorg dat de informatie (ook op line item niveau) wordt herkend. Na validatie door uw collega’s wordt de data aangeleverd als XML bestand aan uw purchase to pay systeem. Geen dure investeringen in software en IT systemen zijn hier voor nodig. Met onze dienst maken wij gebruik van Kofax TotalAgility – de marktleider op het gebied van scan en herken software.

ICreative Validation Service

Purchase to pay gerelateerde documenten en andere informatie-dragers vereisen soms extra validatie alvorens ze in het geautomatiseerd purchase to pay systeem worden verwerkt. Facturen, bijvoorbeeld, moeten gevalideerd worden met crediteuren stamgegevens in het ERP systeem en onder de juiste grootboekrekening. Als facturen niet aan bepaalde criteria voldoen, kunnen ze automatisch terug worden gestuurd naar de leverancier met een bijbehorende verklaring. Iedere validatie die wij binnen deze dienst leveren is bedoelt om de kwaliteit van data te borgen en tevens zoveel mogelijk efficiëntie te leveren. Oftewel, het proces versnellen en fouten voorkomen.

ICreative Matching Service

We vernemen regelmatig dat de standaard matching functie van een purchase to pay systeem, oftwel het automatisch matchen van een factuur met een bestelling, regelmatig leidt tot afwijkingen op basis van triviale verschillen. Het artikelcode, bijvoorbeeld, wordt niet op de factuur vermeld, terwijl alle overige zaken wel kunnen matchen. Door toepassing van statistische waarschijnlijkheid kunnen dergelijke mismatches toch als match worden geaccepteerd. Hierdoor kan veel uitzoekwerk worden voorkomen.

ICreative Expense Service

Elke organisatie heeft te maken met onkostendeclaraties van medewerkers. De verwerking daarvan is arbeidsintensief en verloopt in de praktijk veelal handmatig. Expense Management biedt de budgethouder, maar ook de declarant zelf, geautomatiseerd en transparant inzicht in de declaraties. Uiteraard kunt u met Expense Management uw declaraties ook volautomatisch integreren in de fiatteringsprotocollen van uw facturering. U profiteert dan van schaalvoordelen door uw digitale archief, de (Basware-)workflow, de fiatteringsprotocollen én de interface met het financiële systeem ook voor uw onkostendeclaraties in te zetten.

ICreative Network Service

U kunt samen met leveranciers afspraken maken om het papierwerk en de PDFs te laten voor wat ze zijn, en documenten direct in data vorm (XML) te versturen zodat ze direct in een purchase to pay systeem kunnen worden verwerkt. Dit blijkt in de praktijk een hele opgave te zijn. Leveranciers (en klanten) werken met uiteenlopende standaarden en zijn lang niet altijd bereid om over te stappen op een ander systeem van verzenden en ontvangen. Met onze networked services zorgen wij voor de conversie tussen de informatiestromen tussen u en uw leveranciers. Uw leveranciers, bijvoorbeeld, kunnen hun facturen per brief, per e-mail/PDF of als elektronisch format toesturen naar dit netwerk, waarna het in het juiste digital format bij u wordt aangeleverd.

ICreative Activation Service

Het inkoop tot betalingsproces is onderdeel van een supply keten en daarmee afhankelijk van de wijze waarop uw leveranciers orders en facturen sturen. Wij zien erop toe dat uw leveranciers aanhaken op uw inkoop tot betalingsproces. Niet zozeer door over te stappen op een andere manier van verzenden en ontvangen, maar door informatie en documenten naar specifieke adressen op te sturen zodat de informatie automatisch geconverteerd kan worden in een bepaald dataformat.

Blijf op de hoogte

Ontvang per e-mail het laatste nieuws over purchase-to-pay automatisering!