Purchase to Pay Excellence

Integratie van Basware en Kofax oplossingen brengen een onderneming al veel toegevoegde waarde. Maar de praktijk is eigenlijk altijd weerbarstig en biedt uitdagingen voor de mate waarin processen automatisch kunnen verlopen. ICreative biedt diverse zelfontwikkelde diensten om de automatiseringsgraad in factuurverwerking  en purchase to pay te optimaliseren.

1

ICreative Recognition Service

2

ICreative Validation Service

3

ICreative Expense Service

4

ICreative Network Service

5

ICreative Matching Service

6

ICreative Activation Service

ICreative Recognition Service

E-invoicing is de toekomst. Maar het scannen van papieren documenten en het herkennen van informatie op de digitale documenten en op PDFs zal nog wel een tijdje common practice blijven. Met de ICreative Recognition Service kunt u weliswaar zelf ontvangende documenten scannen, maar wij dragen zorg dat de informatie (ook op line item niveau) wordt herkend. Na validatie door uw collega’s wordt de data aangeleverd als XML bestand aan uw purchase to pay systeem. Geen dure investeringen in software en IT systemen zijn hier voor nodig. Met onze dienst maken wij gebruik van Kofax TotalAgility – de marktleider op het gebied van scan en herken software.

ICreative Validation Service

Purchase to pay gerelateerde documenten en andere informatie-dragers vereisen soms extra validatie alvorens ze in het geautomatiseerd purchase to pay systeem worden verwerkt. Facturen, bijvoorbeeld, moeten gevalideerd worden met crediteuren stamgegevens in het ERP systeem en onder de juiste grootboekrekening. Als facturen niet aan bepaalde criteria voldoen, kunnen ze automatisch terug worden gestuurd naar de leverancier met een bijbehorende verklaring. Iedere validatie die wij binnen deze dienst leveren is bedoelt om de kwaliteit van data te borgen en tevens zoveel mogelijk efficiëntie te leveren. Oftewel, het proces versnellen en fouten voorkomen.

ICreative Matching Service

We vernemen regelmatig dat de standaard matching functie van een purchase to pay systeem, oftwel het automatisch matchen van een factuur met een bestelling, regelmatig leidt tot afwijkingen op basis van triviale verschillen. Het artikelcode, bijvoorbeeld, wordt niet op de factuur vermeld, terwijl alle overige zaken wel kunnen matchen. Door toepassing van statistische waarschijnlijkheid kunnen dergelijke mismatches toch als match worden geaccepteerd. Hierdoor kan veel uitzoekwerk worden voorkomen.

ICreative Expense Service

Elke organisatie heeft te maken met onkostendeclaraties van medewerkers. De verwerking daarvan is arbeidsintensief en verloopt in de praktijk veelal handmatig. Expense Management biedt de budgethouder, maar ook de declarant zelf, geautomatiseerd en transparant inzicht in de declaraties. Uiteraard kunt u met Expense Management uw declaraties ook volautomatisch integreren in de fiatteringsprotocollen van uw facturering. U profiteert dan van schaalvoordelen door uw digitale archief, de (Basware-)workflow, de fiatteringsprotocollen én de interface met het financiële systeem ook voor uw onkostendeclaraties in te zetten.

ICreative Network Service

U kunt samen met leveranciers afspraken maken om het papierwerk en de PDFs te laten voor wat ze zijn, en documenten direct in data vorm (XML) te versturen zodat ze direct in een purchase to pay systeem kunnen worden verwerkt. Dit blijkt in de praktijk een hele opgave te zijn. Leveranciers (en klanten) werken met uiteenlopende standaarden en zijn lang niet altijd bereid om over te stappen op een ander systeem van verzenden en ontvangen. Met onze networked services zorgen wij voor de conversie tussen de informatiestromen tussen u en uw leveranciers. Uw leveranciers, bijvoorbeeld, kunnen hun facturen per brief, per e-mail/PDF of als elektronisch format toesturen naar dit netwerk, waarna het in het juiste digital format bij u wordt aangeleverd.

ICreative Activation Service

Het inkoop tot betalingsproces is onderdeel van een supply keten en daarmee afhankelijk van de wijze waarop uw leveranciers orders en facturen sturen. Wij zien erop toe dat uw leveranciers aanhaken op uw inkoop tot betalingsproces. Niet zozeer door over te stappen op een andere manier van verzenden en ontvangen, maar door informatie en documenten naar specifieke adressen op te sturen zodat de informatie automatisch geconverteerd kan worden in een bepaald dataformat.

Wij staan voor u klaar!

ICreative levert als Basware en Kofax partner, e-facturatie en purchase to pay oplossingen aan omvangrijke ondernemingen, instellingen en overheden. Onze oplossingen resulteren in meer controle op bedrijfsuitgaven en minder complexiteit van het inkoop tot betalingsproces.

We houden u graag op de hoogte omtrent e-facturatie en purchase-to-pay automatisering. Wilt u liever van gedachten wisselen omtrent deze onderwerpen, neem gerust contact met ons op. We staan u graag te woord.

Waarom ICreative

ICreative levert als Basware en Kofax partner, e-facturatie en purchase-to-pay oplossingen aan ondernemingen, instellingen en overheden. Onze oplossingen resulteren in meer controle op bedrijfsuitgaven en minder complexiteit van het inkoop tot betalingsproces.

Technologie Partner

Wij hebben veel ondernemingen geholpen met implementatie én support van Basware en Kofax technologie. In Nederland en ver daarbuiten.

Kennis Partner

ICreative heeft in de afgelopen 15 jaar veel kennis opgedaan over purchase-to-pay en e-facturatie. Kennis die wij graag delen middels onze Academy.

Excellence Partner

Wij bieden additionele diensen aan om toe te werken naar operational (P2P) excellence, waaronder geautomatiseerde kwaliteitscontrole op inkomende facturen.

Wij staan voor u klaar!

Wilt u van gedachten met ons wisselen over e-facturatie en purchase-to-pay, neem gerust contact met ons op. We staan u graag te woord.

Wilt u alleen of daarnaast per e-mail op de hoogte blijven van e-facturatie en purchase-to-pay automatisering, dan kunt u zich voor onze maillijst inschrijven.