Enkele weken geleden is een uitvoeringsbesluit van de Europese Commissie gepubliceerd en dus treedt uiterlijk 18 april 2019 artikel 11, lid 2, eerste alinea, van Richtlijn 2014/55/EU bedoelde maatregelen in werking. Wat houdt deze richtlijn in, wat is de aanleiding en wat betekent dat voor uw organisatie?
Richtlijn 2014/55/EU
De Europese richtlijn 2014/55/EU bepaalt dat alle aanbestedende diensten in de EU landen per 17 april 2019 e-facturen moeten kunnen ontvangen en verwerken. Die verplichting wordt bovendien vastgelegd in de Aanbestedingswet 2012.
De Europese kernfactuur EN-16931
Er is uiteraard ook nagedacht over een Europese standaardfactuur: dat is de Europese kernfactuur EN-16931. Met deze nieuwe Europese norm is een fundament gelegd voor een eenduidige uitwisseling van e-facturen tussen leveranciers en overheden in Europa. EN-16931 beschrijft een datamodel waarin alle data-elementen die in een elektronische factuur kunnen en moeten voorkomen, worden gedefinieerd. Denk hierbij aan een factuurnummer, factuurdata, totaalbedrag enzovoort.
Aanleiding
Het invoeren van deze EU-richtlijn komt voort uit een bredere doelstelling: de “Digital Single Market” (DSM). De Europese Unie ondersteunt al jaren deze ontwikkelingen, waaronder 'standaardisatie' van transactioneel dataverkeer, die dienen om informatie-uitwisseling op papier ten behoeve van (handels-)transacties om te zetten in elektronisch berichtenverkeer. Er wordt, in samenwerking met de lidstaten, hard gewerkt om deze te realiseren. Eén van de eerste onderwerpen was het betalingsverkeer. De mogelijkheid om binnen Europa betalingen over landsgrenzen heen nét zo makkelijk te kunnen doen als nationaal werd gezien als een belangrijke bijdrage aan de DSM. Deze mogelijkheden werden gerealiseerd onder de naam SEPA (Single Euro Payments Area). Nu wordt dus de volgende stap gezet door middel van het invoeren van een standaard e-invoice: EN-16931.
Het invoeren van bovenstaande standaardfactuur en verplichting voor (semi)-overheden om digitale facturen te ontvangen, zou de trage adoptie van e-invoicing moeten doorbreken. Op deze wijze wordt de overheid wellicht een vliegwiel voor een breder gebruik van e-invoicing. Want behalve de overheid, zien ook organisaties als VNO-NVW en MKB Nederland de voordelen van e-invoicing.
Voordelen e-facturatie
Want de voordelen van e-facturatie zijn legio. Ten eerste is daar een forse kostenbesparing in verwerkingskosten bij de factuurontvangst. Een breed gebruik van e-invoicing leidt tot minder scannen en herkennen en de validatiewerkzaamheden die daarna volgen. Een foutgevoelig en duur proces, dat het proces van factuurverwerking enorm vertraagt.
Ten tweede zorgt het uitwisselen van XML-data ervoor dat de verwerkte factuurgegevens kloppend zijn en daarmee is e-facturatie veel nauwkeuriger. Dit leidt tot minder herstelwerk en frustratie. Doordat de factuurgegevens kloppen en er nauwelijks gevalideerd hoeft te worden, kunnen de facturen ook meteen verder het proces in. Oftewel, het gehele factuurverwerkingsproces verloopt veel sneller. Dat kan wellicht leiden tot extra betalingskortingen en een betere grip op verplichtingen en het werkkapitaal.
Bovenstaande voorbeelden betreffen alleen het crediteurenproces. Echter, e-transacties reiken verder. Het hele proces van bestellen tot betalen kan veel efficiënter! Ook bestellen kan helemaal geautomatiseerd worden. Door dezelfde technologie toe te passen op bestellen als op factureren, is “straight through processing” van zakelijke transacties vandaag de dag goed mogelijk. Dit leidt tot grip op uitgaven, contracten en verplichtingen en lage transactiekosten. Inkoop en financiën hebben hier veel baat bij.
Webinar 22 maart 2018
Wilt u meer weten? Schrijf u dan in voor ons webinar over EU-richtlijn 2014/55 op donderdag 22 maart om 15.00 uur. Samen met mijn collega Danny Kind vertel ik u dan meer over EU-richtlijn 2014/55 en de gevolgen hiervan voor uw organisatie.
Registreer je voor dit webinar
Wat betekent dit voor uw organisatie?
Implementatie van ontvangen en verwerken
Het implementeren van e-factureren betekent naast het realiseren van de ICT-voorzieningen meestal ook het (her)inrichten van het verwerkingsproces daarna. De ontvangst van e-facturen mag dan misschien geborgd zijn bij de realisatie van de ICT-voorzieningen, maar het proces van verwerking is dat vaak nog allerminst. En juist in dat proces komen de efficiency voordelen van e-factureren tot z'n recht. Het is zinvol om het 'purchase to pay' traject in de breedte te betrekken bij de implementatie van e-factureren.
Wanneer we het proces breder trekken naar bestellen, kunnen we grip op de uitgaven vergroten; welk deel van onze inkopen is “under management”? Biedt de besteller een beheerde “bestel-experience” aan, zodat er alleen besteld kan worden bij voorkeursleveranciers? Op deze wijze zijn er vele inkoopvoordelen te behalen.
Compliancy of rechtmatigheid is ook een zwak punt in het inkoopproces. Wie mag wat bestellen en hoe loopt het procuratieschema? Ervaring leert ons dat veel bestellingen worden gedaan zonder de juiste goedkeuringen. Dat kan worden ondervangen door dit proces te automatiseren. Wanneer het bestellen ook wordt geautomatiseerd, ontstaat er een “touchless” flow, waar alleen op een enkele uitzondering gemanaged hoeft te worden.
Ondersteuning bij ontvangen van e-facturen
Aanbestedende diensten moeten een faciliteit optuigen om e-facturen te ontvangen. Welke stappen moet u nemen om tot een juiste keuze èn een succesvolle implementatie te komen?
- Ontwikkel visie
Wat is de stip op de horizon? Welke (deel)processen wil ik automatiseren? Lange termijn versus korte termijn. In het financieel systeem of in een “best of breed”-oplossing?
- Kies een oplossing/dienstverlener
Op basis van de uitgangspunten een uitvraag doen, die zorgt voor de beste ondersteuning, op korte en op lange termijn.
- Implementeer
Welke afdelingen en mensen moeten anders gaan werken? Changemanagement!
- Activeer
Leveranciers houden ook niet altijd van verandering. Activeer en beloon hen om een succes te maken van dit project.
Webinar 22 maart 2018
Wilt u meer weten? Schrijf u dan in voor ons webinar over EU-richtlijn 2014/55 op donderdag 22 maart om 15.00 uur. Samen met mijn collega Danny Kind vertel ik u dan meer over EU-richtlijn 2014/55 en de gevolgen hiervan voor uw organisatie.
Registreer je voor dit webinar
