ICreative Recognition Service

Het verwerken van binnenkomende papieren- en pdf-facturen zal nog vele jaren een noodzakelijk kwaad blijven voor organisaties. Uiteraard wilt u het liefst zaken doen op basis van e-transacties (data), maar zolang u en uw leveranciers hier geen gedegen afspraken over maken, is de kans groot dat uw leveranciers facturen vooral als pdf zullen blijven sturen.

Object Character Recognition

Dan is het fijn als de informatie op deze papieren facturen automatisch afgelezen wordt en deze informatie automatisch terecht komt in de daarvoor bestemde velden. Denk hierbij aan factuurdatum, factuurnummer, IBAN-nummer, btw-nummer en netto en bruto bedragen. Het doel is altijd om met minimale manuele interventie de facturen zo automatisch mogelijk aan te bieden aan uw factuurverwerkingssoftware, uw ERP-systeem of best-of-breed-systeem, zoals Basware.

Dergelijke software voor Optical Character Recognition (OCR)-software werd voorheen vooral on-premise geïnstalleerd en geconfigureerd, met bijbehorende investeringen en onderhoudskosten. Echter, tegenwoordig dient dit ook beschikbaar te zijn als Software-as-a-Service (SaaS), is onze overtuiging.

Ontzorging

ICreative heeft hiervoor de ICreative Recognition Service (IRS) gerealiseerd. Een honderd procent SaaS-dienst.

Voordelen

  • Geen investeringen in hardware en software licenties
  • Geen separate onderhoudskosten
  • Ongelimiteerd schaalbaar
  • Performance- en uptime garantie
  • Optimale beveiliging
  • Geen gebruik en onderhoud van herkenningstemplates (free-form technology)
  • Managed Online Learning voor het optimaliseren van de automatische herkenning
  • Korte implementatietijd incl. interface(s) met uw systeem (of systemen)

Inbegrepen

  • Invoice Pro Package voor optimale herkenning van alle soorten facturen
  • Upgrades en updates
  • Technisch applicatiebeheer
  • Service en support

Platform en best practice

De basis voor IRS is Kofax Total Agility software suite. Kofax wordt al jaren door onafhankelijke onderzoeksbureaus uitgeroepen tot leider in het zogenaamde Scan & Capture domein. ICreative heeft in de laatste vijftien jaar veel ervaring opgedaan met het scannen en herkennen van facturen.

Facturen is een van de moeilijkste soorten documenten om op een goede manier te herkennen, aangezien er veel informatie op een relatief kleine oppervlakte staat. Deze kennis en kunde is gebundeld in de ICreative Invoice Pro Package en wordt standaard meegeleverd. De best practice voor factuurverwerking is hierin opgenomen.

Functionaliteit

Grofweg behelst de functionaliteit van IRS het volgende:

  • Automatisch uitlezen van specifieke e-mail box(en) voor facturen
  • Scannen van papieren facturen via multifunctional of desktop scanner
  • Toekenning van juiste entiteit/administratie
  • Vaststellen juiste crediteur op basis van IBAN- en/of BTW nummer
  • Aflezen headerdata (bv. factuurnummer, – datum, netto-, BTW- en bruto bedrag)
  • Aflezen line level data (bv aantal, prijs per stuk, regeltotaal, omschrijving)
  • Herkenning van data in vrijwel alle talen
  • Intuïtieve (webbased) user interface voor validering van herkende waarden
  • Managed Online Learning voor verbetering herkenningsresultaat
  • Retourneren van facturen die niet aan uw eisen voldoen
  • Interface met ERP en/of factuurverwerkingssysteem
  • Export van XML + PDF in ieder gewenst formaat via elk gewenst distributiekanaal

Veiligheid

Juíst als informatiebeveiliging een hot topic is, is een SaaS-omgeving interessant. De ontwikkelingen in informatiebeveiliging gaan zo snel dat interne (IT-)afdelingen het vaak niet bij kunnen of willen houden. IRS wordt gehost en beheerd bij Amazon Web Services (AWS). AWS is naast Google Compute Engine en Microsoft Azure’s, een van ‘s werelds grootste cloud services platform. Bij AWS hoort beveiliging en onderhoud tot de dagelijkse kost.

Afrekenmodel

IRS neemt u af op basis van een volumecommitment per jaar. Op basis van het gecommitteerde volume betaalt u een prijs per factuur en een prijs per gelijktijdige (concurrent) user. In geval van overschrijding van het volumecommitment rekenen we een overage fee. Dit wordt jaarlijks achteraf berekend in aantallen facturen en/of pagina’s.

Aansluitkosten

De eenmalige kosten bestaan uit een set-up fee en een x aantal dagen Professional Services voor de intake, realisatie, test- en trainingsbegeleiding en go-live, inclusief project management. Hoeveel dagen dit betreft, hangt af van uw (specifieke) wensen, waaronder uw wensen ten aanzien van de interface(s), de gewenste veldconfiguraties en controles.

Andere documenten

Hoewel IRS primair is ingericht voor het verwerken van binnenkomende facturen, kunnen we uiteraard ook andere documentsoorten zoveel mogelijk automatisch verwerken binnen deze dienst. Per soort document zullen we eerst uw wensen inventariseren, voordat we u een gespecificeerde opgave doen van de eenmalige en recurring kosten.

Meer informatie?

Iedere klant is uniek. Wat ze allemaal gemeen hebben, is dat papieren documenten nog jarenlang verwerkt zullen moeten blijven worden. Als u optimale ontzorging op dit vlak wenst, neem dan contact met ons op.

Waarom ICreative

ICreative levert als Basware en Kofax partner, e-facturatie en purchase-to-pay oplossingen aan ondernemingen, instellingen en overheden. Onze oplossingen bieden meer controle op bedrijfsuitgaven en minder complexiteit van inkoop en factuurverwerking.

Technologie Partner

Wij hebben veel ondernemingen geholpen met implementatie én support van Basware en Kofax producten. In Nederland en ver daarbuiten.

Kennis Partner

ICreative heeft in de afgelopen 15 jaar veel kennis opgedaan over purchase-to-pay, e-facturatie en verandermanagement. Kennis die wij graag met u delen.

Excellence Partner

Waar onze leveranciers stoppen, gaan wij verder met complementaire diensten, zoals geautomatiseerde kwaliteitscontrole op inkomende facturen.

Wij staan voor u klaar!

Vragen over purchase-to-pay of e-facturatie? Neem gerust contact met ons op. Wij staan u graag te woord.

Alleen aanmelden voor de nieuwsbrief kan natuurlijk ook!