ICreative verkozen tot partner van het jaar

Ede, Nederland, 13 februari 2017 – ICreative is wederom gekozen tot Basware partner van het jaar. En daar zijn we natuurlijk best trots op. Zeker in de wetenschap dat we al 14 jaar een partnerschap hebben met de grootste softwareleverancier op het gebied van inkoop- tot betalingsautomatisering. “Het geeft blijk van waardering dat wij na al die jaren deze onderscheiding in ontvangst mogen nemen,” aldus Vincent Wouters, Managing Director ICreative. “Basware heeft zich door de jaren heen ontpopt als een speler van formaat en wij zijn in feite in die ontwikkeling mee gegaan. Uiteraard over een veel kleiner geografisch gebied, maar ook over een veel korter tijdsbestek.”

Tijdens het Basware partner event, dat op 7 februari werd gehouden, werd de onderscheiding uitgereikt. Het partner event stond in het teken van de laatste ontwikkelingen, waaronder de nieuwe e-procurement catalog oplossingen en de algehele transitie naar Cloud oplossingen. “Uiteraard gaan wij ons best doen om de onderscheiding ook in de toekomst met nieuwe Cloud diensten in de wacht te slepen.”

ICreative

ICreative helpt grotere organisaties, multinationals, onderwijs-, en overheidsinstellingen met automatisering van het inkoop- tot betalingsproces. Wij automatiseren, ondersteunen en optimaliseren workflows, waaronder het digitaliseren van documenten, het automatisch verwerken van inkomende facturen en het analyseren van uitgaven en leveranciers. Dankzij de omvang en het internationaal karakter van veel van onze klanten, hebben we ook ruime ervaring opgedaan in internationale roll-outs.

ICreative wenst u al het beste voor 2017

ICreative wenst u een mooi en succesvol 2017. We hopen u dit jaar te mogen verwelkomen op een van onze events. Schrijf je ook in voor onze maillijst en blijf op de hoogte van het laatste nieuws.

Hertel en ICreative vieren vele jaren partnerschap!

Hertel B.V., opgericht in 1895, is een toonaangevend industrieel service bedrijf. Veiligheid en kwaliteit zijn de sleutel tot Hertel’s prestaties. Het beleid bij Hertel B.V. is er dan ook op gericht om altijd en overal op een veilige en verantwoorde manier te werken.

Sinds 2008 werkt Hertel B.V. samen met ICreative teneinde het inkoop- en factuurverwerkingsproces te automatiseren met Basware Alusta. Die samenwerking werd onlangs gevierd met een taart.

Het inkoop- en factuurverwerkingsproces zal in de toekomst nog verder worden geoptimaliseerd. Zo zullen stappen worden gezet richting volledige e-invoicing door aansluiting op het Basware Network. Zodra dit is gerealiseerd komen we zeker weer langs met een nieuwe taart.

ICreative levert inkoopsysteem aan HHNK

Het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier (HHNk) is aan de slag gegaan met een inkoopoplossing, geleverd door het in Ede gevestigde ICreative. Met de software wil het waterschap het proces van inkopen tot aan betalen automatiseren. De oplossing van ICreative is gebaseerd op de factuursoftware Basware Alusta en de data capture software Kofax, geïntegreerd met het aanwezige financiële systeem Fis2000 van Unit4 en het documentenbeheersysteem van Corsa.

Het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier is een van de grotere Nederlandse waterschappen. In 2015 besloot het hoogheemraadschap om het volledige inkoopproces te automatiseren. Na een selectietraject is ICreative geselecteerd voor de levering en implementatie van het systeem.

Met de huidige oplossing heeft het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier het proces van inkoop tot betaling geautomatiseerd met geavanceerde inkooptechnieken, zoals ‘punch-out catalogi’. De binnenkomende facturen worden automatisch op regelniveau gekoppeld aan order- en ontvangstregels waardoor deze automatisch worden verwerkt. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van contractbeheer en automatische budgetcontrole via het financiële systeem.

Het waterschap verwacht met de nieuwe software het inkoop- en financiële proces zowel op operationeel als strategisch niveau beter te kunnen monitoren en te verbeteren. Zo’n 475 bestellers, budgethouders en goedkeurders maken nu gebruik van het nieuwe systeem.

(bron: Computable)

Factuureisen Rijksoverheid

De Rijksoverheid ontvangt jaarlijks ongeveer 1,5 miljoen facturen van bedrijven. Vanaf 1 januari 2017 zijn leveranciers verplicht om bij nieuwe inkoopovereenkomsten, elektronische facturen (XML format) naar de Rijksoverheid te sturen. De Rijksoverheid verwacht van haar leveranciers dat zij vanaf die datum hun facturen aanleveren via Digipoort, Simplerinvoicing of het handmatig invoeren in het facturenportaal. Dit geldt voor alle nieuwe opdrachten en contracten die u met de Rijksoverheid aangaat.

Omdat deze eisen behoorlijk wat implicaties voor een onderneming met zich meebrengen én omdat de datum van 1 januari 2017 snel nadert, willen wij u op onze diensten wijzen. Met behulp van ICreative en het Basware Network, kunt u snel en eenvoudig aan de eisen van de Rijksoverheid voldoen.

Mocht u dus snel aan de slag willen (en moeten) gaan, neem dan gerust contact met ons op. We bespreken graag wat de mogelijkheden voor uw situatie zijn!

Hoe verbetert u met uw collega’s de organisatieprestaties?

Hebben u en uw collega’s diepgaand inzicht in de Purchase-to-Pay processen? De juiste gegevens bieden beter inzicht om de uitgaven te beheren, verspilling te reduceren en kosten te verlagen. Tegelijkertijd optimaliseert u het gebruik van uw werkkapitaal. Op deze manier verbetert u de flexibiliteit én de financiële prestaties van uw organisaties.

Bekijk de demo van Basware Analytics

Ontdek hoe u de organisatieprestaties kan verbeteren met Basware Analytics.

7 gouden regels voor Accounts Payable Automation

Iedere organisatie is uniek en loopt in de bedrijfsprocessen tegen unieke uitdagingen aan. Een volledig standaard implementatie van een geautomatiseerd Accounts Payable oplossing bestaat dan ook niet. Toch zijn er wel uitdagingen waar uw collega’s van andere organisaties ook mee te maken hebben. U hoeft dus niet het wiel volledig opnieuw uit te vinden. Met de ‘lessons learned’ door anderen bent u in staat uw eigen project soepeler te laten verlopen.

In de whitepaper ‘7 Golden Rules for Accounts Payable Automation’ delen we met u de 7 gouden regels die de transitie en implementatie zo gemakkelijk mogelijk maken.

Download whitepaper

Verder praten over Accounts Payable Automation? Neem contact met ons op.

E-factuur aan overheid verplicht vanaf 1 januari 2017

Vanaf 1 januari 2017 moeten alle leveranciers van de Rijksoverheid bij nieuwe inkoopovereenkomsten hun facturen als e-factuur aanleveren. Hiermee loopt Nederland vooruit op de Europese richtlijn die dit per eind 2018 verplicht.

Een goede ontwikkeling die organisaties op termijn jaarlijks 1,2 miljard euro bespaart zo blijkt uit onderzoek van Deloitte. Ook voor de overheid moet de overstap naar e-facturen een besparing opleveren. De miljoenen facturen die de overheid jaarlijks ontvangt worden nu voor een groot deel handmatig verwerkt, dit kost tijd en geld.

E-facturen sturen naar Rijksoverheden en Rijksdiensten

Het Rijk specificeert een e-factuur als ‘een gestructureerd, digitaal bestand (maar geen pdf) waarbij alle gegevens altijd op een vaste plek in het bestand staan en hun eigen betekenis hebben’. Een e-mail met een pdf factuur sturen is dus geen optie. Het Rijk biedt drie opties om e-facturen aan te leveren:

E-factuur vanuit uw (boekhoud)softwarepakket via Simplerinvoicing.

Simplerinvoicing is een netwerk van ERP-, accounting-pakketten en e-facturatiedienstverleners. Dit netwerk maakt het mogelijk om via uw eigen softwarepakket e-facturen te versturen naar de overheid. Simplerinvoicing zorgt ervoor dat de factuur zoals u die verstuurt direct ingelezen wordt in de financiële administratie van de ontvangende overheidsinstantie. Uw softwareleverancier moet hiervoor aangesloten zijn bij Simplerinvoicing.

E-factuur via een aansluiting op Digipoort

Digipoort is de ICT centrale van de (Rijks)overheid waar berichtenverkeer wordt afgehandeld. Het is te zien als een digitaal postkantoor van de overheid voor organisaties. Ieder bedrijf dat is aangesloten kan gestandaardiseerd digitaal gegevens uitwisselen met de overheid. Facturen dienen in UBL of HR-XML formaat aangeleverd te worden. Deze aansluiting is vooral geschikt voor organisatie die veel facturen aan de overheid sturen.

E-factuur invoeren in portaal via Digipoort

Tot slot biedt de overheid een leveranciersportaal voor leveranciers die heel weinig facturen versturen. Dit portaal levert de facturen eveneens via Digipoort aan de overheid. Het gebruik van dit portaal is kosteloos, u dient wel de facturen handmatig in te voeren in dit portaal. Deze manier van verzenden is alleen geschikt indien u heel weinig facturen stuurt.

E-facturen sturen aan medeoverheden en andere aanbestedende diensten

Provincies, gemeenten, waterschappen en zelfstandige bestuursorganen moeten zelf tijdig hun voorzieningen inrichten. Op welke manier u facturen naar deze overheidsinstanties stuurt hangt af van de gekozen inrichting. Dit kan Simplerinvoicing zijn, Digipoort en ook een e-mail met XML bijlage kan door medeoverheden als e-factuur beschouwd worden. Logius houdt bij welke overheden al aangesloten zijn.

E-facturen naar de overheid met oplossingen van ICreative

E-facturen versturen levert u voordeel op. Heeft u nog geen oplossing om e-facturen te versturen, dan is dit hét moment om daar naar te kijken en beperk dit niet tot versturen naar de overheid. Al uw facturen in- en uitgaand kunt u hierin meenemen. ICreative biedt met het Basware Commerce Network een totaaloplossing. Neem voor meer informatie over onze oplossing en connectie met Simplerinvoicing en/of Digipoort contact met ons op.

Bewaarplicht administratie – Wat zijn de regels en de mogelijkheden?

Als we in gesprek zijn over geautomatiseerde factuur- en declaratieverwerking krijgen we regelmatig de vraag hoe het nu zit met de bewaarplicht van papieren facturen, bonnetjes en betaalbewijzen nadat deze gescand zijn.

In principe stelt de belastingdienst dat u gegevens in originele vorm bewaart, wat zou betekenen dat u na scannen het papieren origineel moet archiveren. Niet meer van deze tijd en gelukkig is dat niet alles wat de belastingdienst er over zegt.

In de brochure ‘Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht’ alinea 3.2 Conversie staat het volgende:

“Het kan zijn dat u gegevens uit uw administratie op een andere manier wilt opslaan. Als u gegevens overbrengt naar een andere gegevensdrager, is er sprake van conversie. Dit is bijvoorbeeld het geval als u een ontvangen papieren document scant […]. Als u controleerbaar aan de voorwaarden voldoet, hoeft u na conversie de originele gegevens niet te bewaren. […]

Voorwaarden conversie

De belastingdienst stelt de volgende voorwaarden:

  • U zet alle gegevens inhoudelijk juist over;
  • De nieuwe gegevensdrager is tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar;
  • U zorgt ervoor dat controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd;
  • U bewaart de uitkomsten van de interne controle. Bijvoorbeeld de afstemming met de oorspronkelijke gegevens en de eventuele verschillenanalyse.

Het belangrijkste voor de belastingdienst is dat u aandacht besteed aan de echtheidskenmerken. U moet altijd de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud kunnen waarborgen door de wijze van opslaan gedurende de hele bewaartermijn.

Goedkeuring vooraf

Voordat u uw volledige papieren archief de deur uit doet, is het verstandig om met uw lokale belastingkantoor te overleggen. Uw belastinginspecteur kan uw organisatie ontheffing geven van de papieren bewaarplicht. Wij ervaren dat de belastinginspectie hier in principe altijd aan mee werkt. Soms ervaren we wat andere interpretatie van de regelgeving, maar met wat doorzettingsvermogen profiteert u van lagere operationele kosten, een betere terugvindbaarheid en een verbeterde compliancy. De moeite waard dus.

Interesse of heeft u wat hulp nodig, laat het ons weten. Zo hebben wij voorbeeld correspondentie met de belastingdienst om u op weg te helpen. De weg naar succes begint met de eerste stap.

Basware als Leader in Gartner’s 2016 Magic Quadrant

Voor de tweede keer bracht Gartner het rapport ‘Magic Quadrant for Procure-to-Pay Suites’ uit. Net als vorig jaar is Basware gepositioneerd in het Leaders-quadrant. Een mooie erkenning voor de functionaliteit en visie van de Basware oplossingen.

Gartner schrijft voor dat de purchase-to-pay-oplossingen over vier mogelijkheden dienen te beschikken: E-purchasing, Catalog management, E-invoicing en Accounts Payable Invoice Automation (APIA). Voor het 2016 Magic Quadrant for Procure-to-Pay-rapport werden 13 verschillende leveranciers geëvalueerd.

Gartner: “De leiders laten een marktvisie zien en hebben het vermogen met hun producten en diensten die visie uit te dragen. Zij hebben dit aangetoond door resultaten in de vorm van groei en klanttevredenheid te laten zien. De leiders zijn degenen waar andere aanbieders in de markt zich aan meten.”

Esa Tihilä, CEO van Basware: “Customer experience is een belangrijke waarde voor ons en we zullen nauw blijven samenwerken met onze klanten om onze dienstverlening te ontwikkelen en onze positie als marktleider te verstevigen. We beschouwen onze positie in de Leaders-quadrant als een sterke indicator van Basware’s kracht om uitgebreide, networked Purchase-to-Pay oplossingen te leveren. CFO’s en hun organisaties erkennen de kracht van deze oplossingen. Kostenbesparingen worden gerealiseerd, betere operationele efficiency ontstaat, betere relaties met leveranciers worden onderhouden, flexibele betalingsvoorwaarden worden gecreëerd en de cashflow krijgt een boost.”

Bent u benieuwd naar deze oplossing die tot de besten ter wereld gerekend wordt? Ervaar het zelf, wij verzorgen graag een demonstratie voor u. Neem hiervoor contact met ons op.