‘Een SaaS-oplossing is best even wennen. Je gaat werk anders inrichten. Het is fijn als de software dan doet wat je verwacht dat het doet’, zei Maaike Snijder, Manager Centrum Financiële Diensten bij Ballast Nedam, tijdens het Factuurcongres in Nieuwegein op 11 april 2019.
Na tien jaar koos Ballast Nedam opnieuw voor Basware. De lessen die de bouwonderneming trok uit de SaaS-implementatie waren misschien open deuren, maar daarom niet minder waardevol. ‘Veel open deuren geven een weids uitzicht’, citeerde Snijder een voormalig manager van haar.
Stevig programma van eisen
Toen het oude factuurverwerkingssysteem end-of-life was, deed Ballast Nedam een uitgebreide marktoriëntatie. Sinds de eerste implementatie is er een uniforme werkwijze doorgevoerd in de administratieve processen en er waren nieuwe mogelijkheden tot automatisering ontstaan.
Snijder: ‘We zijn een projectenorganisatie met veel dynamiek in het inkoopproces. We hebben 9.500 leveranciers die verantwoordelijk zijn voor zo’n 200.000 inkomende facturen op jaarbasis. Doordat de inkoop een projectmatig karakter heeft, komen er jaarlijks 3.000 leveranciers bij en gaan er evenzoveel weer af. We hebben dus al veel stamverwerking in onze 160 administraties.’
Ballast Nedam ging met een grote verlanglijst de markt op, met zowel functionele, technische als commerciële wensen en eisen. ‘Het is belangrijk dat je dit programma van eisen vanaf het begin goed helder hebt, voordat je de demo’s ingaat. Leun niet achterover en denk: “Ik ga lekker een dagje demootje kijken”, want je weet echt na een week of drie niet meer wat je precies hebt gezien. Maak aantekeningen en vink af tijdens de demo’s’, adviseerde Snijder. De keuze viel uiteindelijk opnieuw op Basware, met ICreative als implementatiepartner.
Succesfactoren
Dankzij de gedegen voorbereiding kon de implementatie direct na het besluit van start. Ze benadrukte dat samenwerking van wezenlijk belang is. ‘Meteen na het besluit hebben we een gezamenlijke stuurgroep benoemd met drie mensen van ICreative en 3 mensen van Ballast en onze agenda’s getrokken. De gezamenlijke stuurgroep voorkwam mogelijke onduidelijkheden en escalaties. Verder bleven beide partijen kritisch naar de eigen organisatie en bijdrage aan de implementatie’, aldus Snijder. Het zorgde ervoor dat het project binnen de tijd en binnen budget bleef.
Aan de automatische updates van de cloudoplossing moesten de gebruikers wel even wennen. Snijder: ‘Heel fijn dat je altijd up-to-date bent, maar je moet wel even opletten wat dit betekent voor je eigen werkwijze.’ Kijkend naar de toekomst verplaatst de inspanning zich nu meer en meer naar de kwaliteit en tijdigheid van de inkooporder en naar het behandelen van uitzonderingen in het proces. Dit vraagt andere kennis en kunde van de medewerkers in het Shared Service Centrum.
