Archivering Facturen

Het online archiveren van facturen is een natuurlijke uitkomst op het online ontvangen en factuurverwerking. Zeker wanneer de ontvangst via een Business Netwerk verloopt en er sprake is van e-facturatie

Gemak, Veilig en Compliant

De meeste documenten worden vandaag de dag vrijwel uitsluitend digitaal aangemaakt, bewerkt, verstuurd en opgeslagen. Facturen lijken deze weg te volgen, al vindt de opslag vaak nog “fysiek” plaatst. Facturen worden uitgeprint en in ordners of archiefmappen gearchiveerd. 

Het is veel gemakkelijker om facturen online te archiveren. Het bijkomend voordeel is dat facturen ook veel sneller gevonden en opgehaald kunnen worden voor bijvoorbeeld belastingaudits.

Achterhaalde methoden zoals papieren archieven, bestandsservers en content management systemen hebben de markt lang gefrustreerd door de continu veranderende belastingregels waarmee bedrijven compliant dienen te blijven. Het bijhouden van de deze compliance-regels over meerdere landen en systemen zijn een blok aan het been.

Met het online archiveren van facturen worden facturen en andere kritische documenten op een compliant wijze opgeslagen. Aangezien wetten en eisen in verschillende landen veranderen, komen facturen automatisch naar de juiste locatie toe. Hierbij is een veilige archivering gewaarborgd om zo aan de lokale vereisten te voldoen.

Online archivering biedt bedrijven een oplossing die ook flexibel en schaalbaar is om te voldoen aan individuele behoeften.

Basware

Basware biedt met haar Basware Vault een oplossing aan voor online archivering van facturen. Basware Vault kent al een aantal gebruikers: het zijn multinationals die Basware Vault hebben gekozen om hun factuurarchivering efficiënt, compliant én veilig te maken. Aangezien zij in meerdere landen actief zijn, is het erg belangrijk dat de nieuwe archiveringsdienst zowel internationaal als lokaal aan de wettelijke en fiscale auditeisen voldoet.

Basware bewaart bestanden tot maar liefst vijftien jaar. Gearchiveerde facturen worden volgens de wettelijk vereiste periode opgeslagen en worden daarna automatisch vernietigd. Elk gearchiveerd bestand is digitaal ondertekend en bevat een tijdstempel om op deze manier de integriteit en authenticiteit ervan te waarborgen. Documenten worden in een veilige online opslagruimte opgeslagen die gebruikers tevens een snelle toegang biedt.

Online audit tools bieden gebruikers de mogelijkheid om te zoeken op documenttype, afzender, ontvanger, ID en factuurnummer én zelfs op datum en het aantal facturen.

Jeroen Rozeboom

Declaraties zijn facturen, toch?

Bedrijven lopen kansen mis als ze stoppen met automatiseren na een succesvolle implementatie en ingebruikname van een factuurverwerkingssysteem. Door anders te denken, kunnen bedrijven eenvoudig bestaande systemen verder uitnutten. Door een declaratie als een factuur te behandelen en ze mee te nemen in de facturatiestroom, maken bedrijven een einde aan... Lees verder

Case Study | Grafisch Lyceum Rotterdam

Het Grafisch Lyceum Rotterdam (GLR) speelt een toonaangevende rol in de wereld van communicatie en media. ‘We willen voorop lopen in ontwikkeling. Daarom investeren we in state-of-the-art techniek, niet alleen voor onze leerlingen maar ook voor onze ondersteunende processen’, zegt Cees Verdonk van GLR over de implementatie van Basware Alusta SaaS voor factuurverwerking.

Met ongeveer 4500 leerlingen is GLR het grootste en innovatiefste media-instituut van de Benelux. Alle opleidingen zijn zo ingericht dat het de nieuwste mogelijkheden op het gebied van media, design en technologie direct kan vertalen in het onderwijs.

case study Grafisch Lyceum Rotterdam

Waarom ICreative

ICreative levert als Basware en Kofax partner, e-facturatie en purchase-to-pay oplossingen aan ondernemingen, instellingen en overheden. Onze oplossingen bieden meer controle op bedrijfsuitgaven en minder complexiteit van inkoop en factuurverwerking.

Technologie Partner

Wij hebben veel ondernemingen geholpen met implementatie én support van Basware en Kofax producten. In Nederland en ver daarbuiten.

Kennis Partner

ICreative heeft in de afgelopen 15 jaar veel kennis opgedaan over purchase-to-pay, e-facturatie en verandermanagement. Kennis die wij graag met u delen.

Excellence Partner

Waar onze leveranciers stoppen, gaan wij verder met complementaire diensten, zoals geautomatiseerde kwaliteitscontrole op inkomende facturen.

Wij staan voor u klaar!

Vragen over purchase-to-pay of e-facturatie? Neem gerust contact met ons op. Wij staan u graag te woord.

Alleen aanmelden voor de nieuwsbrief kan natuurlijk ook!