Basware lanceert AI-assistent voor procurement

Basware heeft onder de naam Basware Assistant een nieuwe chatbot functie in zijn e-procurement oplossing gelanceerd. Dat maakte de leverancier op 21 mei 2018 bekend tijdens het Amerikaanse congres AP & P2P Conference & Expo in Orlando.  

Basware Assistant is een virtuele assistent die gebruikers helpt orderaanvragen en aankooporders makkelijker te vinden. De chatbot gebruikt de zogeheten natural language processing technologie en artifictial intelligence (AI) om gebruikers een nieuwe en vereenvoudigde manier te bieden om te interacteren met Baswares e-procurement-oplossing. Ze kunnen communiceren met de Basware assistent zoals ze dat zouden doen met een mens en zoeken naar orders en aanvragen op zowel leveranciersnaam en productnaam als op ID- en documentnummers.

Door mensen de mogelijkheid te geven om hun zoekopdrachten te specificeren, hoeven ze niet langer te navigeren door een reeks schermen om de specifieke order of aankoop te vinden. Dankzij de natural language processing, oftewel de vaardigheid van een computerprogramma om een menselijke taal te begrijpen, en AI capabilities verbetert de virtuele assistent de gebruiksvriendelijkheid van het systeem. Het reduceert naast de tijd om aankooporders en orderaanvragen te vinden, bovendien ook de trainingstijd voor nieuwe gebruikers.

crediteurenadministratie

Lean Finance

De financiële functie in bedrijven zit in een transitie die gestuurd wordt door de toenemende digitalisatie van informatiestromen binnen bedrijven. Op basis van de digitale transformatie kunnen financiële gegevens én processen makkelijker centraal worden gemanaged en in relatie worden gebracht met andere informatiestromen.

De digitale transformatie leent zich daarom uitstekend voor Lean management, waaronder het centraliseren en standaardiseren van processen en het continue verbeteren op prestatie indicatoren.

Shared Service Centers

Grotere organisaties zijn sinds langere tijd bezig hun operationele administratieve finance werkzaamheden te centraliseren, of richten een Shared Service Centers (SSC’s) in, met als klant, de overige interne business units. Doelstelling was, en is, grotere efficiency en verdere kwaliteitsverhoging van de administratieve processen te realiseren. Middels het centraliseren van deze administratieve werkzaamheden, kunnen schaalvoordelen op het gebied van bezetting, kennis en middelen worden gerealiseerd. Wanneer men start met een SSC, dan worden eerste de voor de hand liggende mogelijkheden opgepakt, het laaghangend fruit. Echter, de wil om continu te verbeteren, zorgt er voor dat SSC’s, naarmate ze volwassener worden, een meer planmatige wijze om deze verbeteringen te realiseren – ook omdat het steeds lastiger wordt verbeteringen te vinden en te realiseren –moeten vinden. SSC’s gebruiken hiervoor de laatste jaren meer en meer de lean-methodiek toe. Maar wat is nu Lean Finance? Wat is het potentieel van deze methodiek? Hoe pakt lean uit in de praktijk en wat zijn “lessons learned” bij implementatie?

Lees er meer over in onze white paper Lean Finance en volg het online seminar (gratis) op 7 juni, 15:00-16:00,  met Bol.com en GrandVision.

OVER ICREATIVE

ICreative levert als Basware en Kofax partner, oplossingen voor purchase to pay en factuurverwerking (e-facturatie) aan grote ondernemingen en instellingen. Onze oplossingen bieden meer controle op bedrijfsuitgaven en minder complexiteit van het inkoop tot betalingsproces.

Peter Derksen

Angst voor het gemak van de cloud

Afgelopen week stond de wereld op zijn kop toen Google zijn spraakrobot presenteerde. Google Duplex pleegt levensechte telefoontjes en maakt een afspraak bij de kapsalon zonder dat de kapper doorheeft dat er geen mens aan de andere kant van de lijn is. Mensen zijn continu op zoek naar mogelijkheden om het leven gemakkelijker maken, maar niet iedereen vindt dit wenselijk. Dat boezemt angst in. Dat merk ik ook dagelijks in mijn werk, als ik met onze klanten spreek over de migratie naar de cloud.

Door Peter Derksen, senior account manager bij ICreative

Software beweegt zich naar de cloud. Basware, waarvan ICreative reseller is, vormt hierop geen uitzondering en beweegt met deze trend heel duidelijk mee. De weg naar Software-as-a-Service (Saas) lijkt onvermijdelijk. Dat maakt dat ik dagelijks gesprekken voer met onze klanten over het gemak wat Alusta SaaS – de cloudapplicatie van Basware – met zich meebrengt.

Lees meer

Mooi nieuws voor e-facturatie

Nederland is verder met e-facturatie dan buitenland, kopte een artikel van 4 mei op Accountant.nl. Het platform baseert zich op het recent uitgebrachte rapport ‘Trends in Export 2018’. Mooi nieuws voor het vakgebied, dacht ik. Nieuwsgierig downloadde ik het rapport hier meer over te lezen. Bij het nader bestuderen van de grafieken keek ik er toch iets anders tegen aan.

Door Danny Kind, product manager e-invoicing bij ICreative

Waar de kop van het artikel stellig beweert dat wij in Nederland verder zijn dan het buitenland, blijkt het in het onderzoek als een vraag te zijn gesteld aan 4.000 exporteurs. Hierop antwoordde 41 procent positief. Per saldo betwijfelt de meerderheid dus of we verder zijn dan het buitenland: 31 procent heeft geen idee, 25 procent denkt dat er geen verschil is en een kleine groep van 4 procent is van mening dat we minder ver zijn. Dus helaas is de werkelijkheid iets minder rooskleurig dan de kop van het artikel doet vermoeden. Al is 41 procent nog best aanzienlijk.

Lees meer

Rondetafeldiscussie over p2p optimalisatie

Hoe krijgen we decanen, professoren en hoogleraren zover dat ze de nieuwe systemen gaan gebruiken? Het is een van de vraagstukken waar hogere onderwijsinstellingen mee worstelen, zo blijkt uit het rondetafelgesprek dat ICreative in samenwerking met Heliview op 24 april jongstleden organiseerde.

Lees meer

Team ICreative fietst de Gran Fondo Rosa uit

Op zondag 22 april vond de wielertocht Gran Fondo Rosa 2018 plaats in de omgeving van Arnhem. Getooid in Italiaans roze Gran Fondo Rosa wielershirts, kleurden duizenden fanatieke, en iets minder fanatieke, wielrenners Arnhem die dag roze. 

ICreative deed mee. Samen met een aantal relaties bedwong het ICreative team, klimmetjes als de Italiaanseweg, de Holleweg en de Posbank. Na afloop kwamen onder het genot van Italiaanse pasta en bier de eerste sterke verhalen naar boven.

Wij kijken terug op een geslaagde en vooral gezellige dag.

Tot volgend jaar!

crediteurenadministratie

Basware en ICreative sluiten exclusief partnership voor de Belgische markt

Ede, 19 april 2018 – Basware kondigt vandaag aan dat het in België met gespecialiseerde purchase to pay partner ICreative gaat samenwerken. De twee bedrijven werken reeds 15 jaar intensief samen in Nederland. Dankzij dit nieuwe Belgische partnership kunnen nog meer toegespitste Basware oplossingen en value-added services aan de Belgische markt worden aangeboden.

ICreative is al sinds 2001 actief in de markt. Als toegewijde partner van Basware levert het purchase to pay en e-facturatie oplossingen aan diverse ondernemingen, multinationals, onderwijs- en overheidsinstellingen. Die oplossingen vergroten de controle op bedrijfsuitgaven en verkleinen de complexiteit van het inkoop- tot betalingsproces.

Voor Vincent Wouters, algemeen directeur van ICreative, is de uitbreiding van het bestaande partnership een goede zaak: “We werken al 15 jaar intensief samen met Basware en kennen de producten én de markt door en door. Daarom kunnen wij onze kennis en ervaring bundelen en meteen inzetten in België. Dat we onze zuiderburen ook in het Nederlands te woord kunnen staan, is een extra troef die veel bedrijven waarderen.”

Dany De Budt, Countrymanager van Basware, vult aan: “Met ICreative hebben we een waardevolle partner gevonden die ons zal helpen de Belgische markt nog beter te bedienen. We weten dat veel Belgische bedrijven behoefte hebben aan een zo geautomatiseerd mogelijk Source to Pay (S2P) proces. Door de samenwerking met ICreative kunnen we hier nu maximaal op inspelen.”

ICreative positioneert zich als een value-added reseller waarbij het bedrijf niet alleen alle producten en diensten van Basware aan de man brengt, maar die ook aanvult met eigen oplossingen om bedrijven nog beter te helpen hun proces te optimaliseren. Daarnaast beschikt ICreative ook over eigen sales, consultants, projectmanagers én een eigen service center voor optimale ondersteuning van haar klanten.

Over ICreative

ICreative levert oplossingen voor source to pay automatisering en factuurverwerking (e-facturatie) aan omvangrijke ondernemingen en instellingen. Onze oplossingen en diensten bieden meer controle op bedrijfsuitgaven en minder complexiteit van het inkoop- tot betalingsproces.

Over Basware

Basware is een toonaangevend leverancier van P2P oplossingen, e-facturatie en innovatieve financing services. Het commerciële en financiële netwerk van Basware verbindt bedrijven wereldwijd. Basware is tevens het grootste open businessnetwerk wereldwijd en helpt bedrijven -ongeacht hun grootte- te groeien en waarde te creëren door financiële processen te vereenvoudigen en te stroomlijnen. Bedrijven wereldwijd kunnen hiervoor aanzienlijke besparingen realiseren, efficiënter werken en betere relaties met hun leveranciers opbouwen.

crediteurenadministratie

Gebruik van (Externe) Databronnen bij Crediteurenadministratie

Om facturen van leveranciers efficiënt te verwerken moeten de gegevens op de factuur valide zijn. Door gebruik te maken van externe en, in veel gevallen, publiek toegankelijke databronnen, kan de validiteit van de gegevens worden verbeterd en eventuele fouten in factuurverwerking preventief worden voorkomen.

Het IBAN en BTW Nummer op de Factuur

In de boekhouding van elk bedrijf zijn facturen belangrijke documenten. Factuurverwerking wordt daarbij vaak als een kostenpost gezien. Om de verwerking zo kostenefficiënt mogelijk te maken, is het noodzakelijk om handmatige verwerking te minimaliseren.

Traditioneel begint de verwerking van een factuur met het koppelen van de informatie aan een leverancier. In de wereld van papieren en PDF-facturen wordt het IBAN nummer vaak gebruikt als basis om deze match op te maken. De leverancier wil immers worden betaald. En om te betalen is het IBAN nummer doorgaans in het financiële- of ERP-systeem vastgelegd, waardoor dit het ideale matchingscriterium lijkt.

Daarnaast wordt ook vaak het BTW nummer gebruikt om de leverancier te identificeren, omdat dit gegeven ook op facturen aanwezig is vanwege de eisen van de belastingdienst. Het BTW nummer gaat vooral in de wereld van de elektronische facturen een steeds belangrijkere rol vervullen. Op basis van het BTW nummer is ieder bedrijf namelijk uniek te identificeren, en dat maakt het een voor de hand liggende keuze om te gebruiken als e-invoicing adres.

Ontbreken van de Correcte Gegevens

Een factuur die niet gekoppeld wordt aan een leverancier of aan de verkeerde leverancier, vraagt om een correctieve actie. De momenten waarop een crediteurenmedewerker de fout zal opmerken verschilt en de handelingen om de fout te corrigeren ook. Maar een aantal zaken zal altijd van toepassing zijn, waaronder:

  • Opvragen factuur in het systeem (wachttijd)
  • Interpretatie (fout)melding (zinvolle melding aanwezig?)
  • Visuele controle en vaststelling probleem (factuurafbeelding beschikbaar?)
  • Opslaan factuur en verdere verwerking starten (wachttijd)

Het interpreteren en corrigeren van de fout kan gerust 1 a 2 minuten per factuur in beslag nemen. Naast de noodzakelijke handelingen om de factuur in het proces verder te helpen. Is dit verloren tijd, die bij elke factuur van de zelfde leverancier weer terugkomt.

Controle middels Externe Databronnen

De gebruikte data is op verzoek beschikbaar gesteld door twee klanten. Omdat niet elke leverancier zowel over een IBAN als BTW nummer beschikt in de data verschillende de gecontroleerde aantallen per bron.

IBAN nummers

Het internet biedt veel publiek toegankelijke databronnen in de vorm van ruwe data, maar ook in de vorm van controlemogelijkheden van aangeleverde data. Daarnaast zijn er nog vele bronnen die tegen betaling beschikbaar zijn.

Een voorbeeld van een publiek toegankelijke databron voor IBAN nummers is https://www.openiban.com, waarmee IBAN nummers heel eenvoudig gevalideerd kunnen worden op de vraag of deze rekenkundig correct zijn.

Als we van twee geselecteerde klanten de lijsten met IBAN nummers ter validatie invoeren, geeft de betreffende website geen foute IBAN nummers terug. Wél zijn er veel IBAN nummers gevuld met woorden als “onbekend” of leeg in de ingevoerde lijsten. De eerste lijst laat dit 660 keer zien van de 7150 nummers. De tweede lijst 775 keer van de 8050 nummers. In beide gevallen dus net onder de 10%.

BTW nummers

Voor de BTW nummers is er een website van de EU beschikbaar. Hierin staan alle geldige BTW nummers van de EU, die real-time worden bijgewerkt door de landelijke belastingdiensten.

De BTW nummers worden ook opgevoerd in het format dat in de verschillende EU-landen wordt gehanteerd. In Engeland, bijvoorbeeld, worden spaties in de BTW nummers gehanteerd. In tegenstelling tot IBAN nummers, waar spaties of leestekens vaak worden toegevoegd voor de leesbaarheid, dienen spaties in BTW nummers een functie. Punten en verbindingsstreepjes, daarentegen, komen nooit in BTW nummers voor.

Na het invoeren van de twee lijsten met BTW nummers in de betreffende website, blijken veel BTW nummers foutief te zijn. De eerste lijst geeft 4000 fouten terug van de 8000 ingevoerde BTW nummers. De tweede lijst geeft 1250 fouten op 1450 BTW nummers.

IBAN én BTW nummers

Worden nu zowel de controle op IBAN nummers als die op BTW nummers toegepast, dan blijken er van 8050 leveranciers, 615 leveranciers te zijn waar zowel de BTW als het IBAN nummer als niet geldig wordt aangeduid. Voor de tweede dataset gaat dit op voor 568 leveranciers uit een bestand van 1400 leveranciers.

Respectievelijk dus 7 en 40 procent van de leveranciers die niet herkend gaan worden in het matchen van de IBAN en BTW gegevens tussen de vermelding van deze nummers op de factuur en de registratie in het financiële- of ERP-systeem. Overigens met de aanname dat de leverancier zelf wél de juiste IBAN en BTW nummer vermeld op de factuur.

Terug naar onze rekensom.

Als we uitgaan dat 10% van de facturen niet goed gekoppeld wordt aan een leverancier, wat gezien de bovenstaande steekproeven plausibel is, betekent dit dat er bij 10.000 facturen van leveranciers ruim 33 uur nodig zal zijn om de juiste leveranciers handmatig te kiezen. En vervolgens moet de factuur ook nog inhoudelijk verwerkt worden.

Andere Toepassingen

Door deze controles in het proces van het opvoeren van de leverancier in uw boekhoudsoftware op te nemen, kan er dus eenvoudig tijd gewonnen worden. Dergelijke controles kunnen redelijk eenvoudig worden uitgebreid. De VIES EU web service geeft bijvoorbeeld ook de naam en adresgegevens van de registratie terug van het bijbehorende BTW nummer.

Ook kunnen andere checks worden toegepast. Met gegevens in bijvoorbeeld het Centraal Insolventieregister. Hiermee voorkomt u dat er blindelings betaald wordt aan leveranciers die in surseance verkeren of failliet zijn verklaard.

De controles die hier zijn genoemd hebben betrekking op inkomende facturen van leveranciers. Maar ook op andere momenten in het purchase to pay proces, of order to cash proces, kunnen controles middels externe databronnen worden toegepast. Bij het plaatsen van een bestelling, bijvoorbeeld, kan een inkoper attent worden gemaakt op mogelijke leveringsproblemen.

De tijdsbesparing hiervan is lastig in te schatten, maar eventuele imagoschade als gevolg van het niet tijdig kunnen voldoen van uw eigen leveringsverplichtingen vormt een risico. Of het risico dat een crediteur een bestelling bij u plaatst die hij waarschijnlijk niet zal kunnen of gaan betalen. Een onderzoek van de Kamer van Koophandel (KvK) onder het MKB, gepubliceerd in september 2017, gaf een gemiddeld schadebedrag van Euro 5.122 per gebeurtenis hiervoor aan.

Mocht uw als bedrijf overwegen om software voor vendor management te gaan implementeren, dan is het verstandig om automatische- en periodieke controles in te bouwen. Bijvoorbeeld door leveranciers ook te vragen bepaalde gegevens aan te vullen en eventuele bewijsstukken aan te leveren, zoals bij het wijzigen van een bankrekening voor betalingen. Maar vooral ook om de kwaliteit van uw stamdata te verbeteren zonder dat uw organisatie hier extra veel tijd aan kwijt is.

De Nederlandse KvK beschikt over een webservice om diverse bedrijfsgegevens te controleren. Andere bedrijven, zoals bijvoorbeeld Dun & Bradstreet, bieden ook diensten aan waarop diverse gegevens gecontroleerd en aangevuld kunnen worden.

Sjoerd de Heer
Solution Architect, ICreative

Disclaimer

Dit is geen wetenschappelijk onderzoek maar een streekproef om ervaringsfeiten te bevestigen. Er is geen link gelegd met het aantal facturen dat een leverancier stuurt per jaar waardoor de kwantificatie gunstiger kan uitvallen bij lagere factuuraantallen. Ook is er geen verder onderzoek gedaan naar de oorzaak van de gevonden fouten.

Bronnen

Over ICreative

ICreative levert als Basware en Kofax partner, oplossingen voor purchase to pay en factuurverwerking (e-facturatie) aan grote ondernemingen en instellingen. Onze oplossingen bieden meer controle op bedrijfsuitgaven en minder complexiteit van het inkoop tot betalingsproces.

 

 

crediteurenadministratie

Gebruikt u de menselijke maat in P2P-automatisering?

Het is de toon die de muziek maakt, dat weten we allemaal. En dat geldt vooral voor de manier waarop u met uw mensen in gesprek gaat over de concrete prestaties die ze leveren. Zoals u wellicht wel weet leent onze software zich uitstekend voor procesoptimalisatie door het loggen van de activiteiten die medewerkers uitvoeren.

De heldere rapportages kunnen  bijvoorbeeld gaan over het aantal facturen dat een bepaalde medewerkers wekelijks verwerkt, het percentage fouten dat hierbij gemaakt wordt en de doorlooptijd die hiermee gemoeid gaat.

Lees meer

heestereng

Traineeship Software Sales

ICreative is een succesvol softwarebedrijf in Ede. Wij zijn continu bezig om onze high-end softwareoplossingen onder de aandacht te brengen bij grote (inter)nationale en ambitieuze klanten, zoals Bol.com, Bavaria en Akzo Nobel. We zijn experts op het gebied van purchase to pay (P2P). Denk bijvoorbeeld aan het digitaliseren van documenten, het automatisch verwerken van inkomende facturen en het analyseren van uitgaven en leveranciers. Succesvolle sales is belangrijk voor de groei van ICreative. Kom jij hier als trainee het vak van ‘solution selling’ leren en een belangrijke bijdrage leveren aan onze groei?

Lees meer